Dienstag, 29. März 2016

Rechnungen – richtig fakturiert ist schon halb bezahlt



Eigentlich - ja eben eigentlich -  meint man alles richtig gemacht zu haben und dennoch werden Rechnungen nicht pünktlich bezahlt oder zurückgewiesen. Das kann zum einen an schlechter Zahlungsmoral oder übler Trickserei des Kunden oder Auftraggebers liegen, zum anderen aber auch daran, dass eine Rechnung einfach nicht richtig oder gesetzeskonform erstellt worden ist.
Nun fragt man sich, so schwer kann das ja wohl nun nicht sein?! Ist es auch nicht, dennoch hat der Gesetzgeber einiges vorgegeben, was es einzuhalten gilt. Hinzu kommen oft noch spezielle Vertragsvereinbarungen mit dem Kunden oder Auftraggeber, so dass mit etwas Pech die Rechnung aus mehr Pflichtangaben als eigentlich berechneten Positionen besteht.
Worauf muss man denn nun achten? Beginnen wir mit den

Pflichtangaben:

Diese müssen unbedingt auf jeder Rechnung enthalten sein, egal, ob es sich um eine normale Rechnung, Teilrechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung handelt. Also immer überprüfen, ob meine Rechnung die folgenden Angaben enthält:
  • vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers (Lieferfirma – meine Firma),
  • vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde bzw. Auftraggeber),
  • Rechnungsdatum
  • Steuernummer des Rechnungsstellers alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung mit nachvollziehbarer Beschreibung für das Finanzamt
  • der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistungserbringung
  • eventuelle Nachlässe (Skonti, Rabatte etc.)
  • die Höhe der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweilig gültigen Steuersatz (in %) sowie die anfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).
  • Bei Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sind diese gesondert ausweisen.
·         Rechnungen zwischen Partnern im EU-Raum (Reverse-Charge-Rechnungen): Unter Angabe der Umsatzsteueridentifikations-nummer des Kunden (Geschäftskunden, nicht Privatkunden) und der Lieferfirma (meine Firma) auf der Rechnung kann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer (MwSt. = 0) ausgestellt werden. Hierbei geht die Steuerlast auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig ist, dass in diesem Fall der sogenannte Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung erscheint. Dieser lautet so oder ähnlich: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Neben den normalen Rechnungen werden häufig auch Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen (auch Akontorechnungen genannt) sowie Schlussrechnungen gelegt. Welche Angaben sind hier nun ein absolutes Muss?
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und  Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
  • bei Anzahlungen: den Zeitpunkt der Zahlung
  • bei Endrechnungen: Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
  • wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen: Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach einzelnen Umsatzsteuersätzen
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag, ggf. auch unter Angabe von Steuerbefreiungen (wenn Umsatzsteuer =0)
  • bei Leistungen innerhalb der EU: die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers UND auch  des Leistungsempfängers
Bei Abschlagszahlungen müssen bereits geleistete Zahlungen aufgeführt werden und die Rechnungen entsprechend als Abschlagsrechnung oder Teilrechnung betitelt werden.

Einer oder mehreren Abschlagsrechnungen muss zwangsläufig immer eine SCHLUSSRECHNUNG folgen. Dies erfolgt in der Regel nach vollständiger Ausführung der Lieferung oder Leistung.

Bei mehreren zuvor angefallenen Abschlagszahlungen ist es durchaus ausreichend, wenn der Gesamtbetrag der vorausbezahlten Rechnungsbeträge und die Summe der darauf entfallenden Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden.





Pflichtangaben auf Grund von Verträgen:
Hier gibt es in der Regel Vereinbarungen mit dem Kunden bzw. Aufraggeber über Angaben, die jede Rechnung enthalten muss. Dies können z.B. sein: Auftragsnummer des Kunden, Projektnummer des Kunden und / oder des Auftragnehmers, Kassenzeichen, Aufgliederung des Lieferungen und Leistungen laut Leistungsverzeichnis, Leistungsort, Bautagebuchnummer, Aufmassnummer u.v.a. mehr. Hier sollte man den bestehenden Vertrag ausreichend studieren


Nachlässe auf Rechnungen:



Rabatte:
Häufig werden auf einzelne Positionen oder auf eine Gesamtrechnung vorher vereinbarte Rabatte vergeben. Diese sind ebenfalls gesondert auszuweisen.



Skonto / Skonti:
Skonti werden in der Regel im Vorfeld vereinbart und werden auf den Gesamtrechnungsbetrag ausgewiesen sowie mit einem Zahlungsziel für das Skonto verknüpft (z.B. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen, 10 Tagen usw.)  Hierbei handelt es sich um einen Nachlass auf den Rechnungsbetrag, wenn der Kunde / Auftragnehmer vor der Endfälligkeit der Rechnung (Zahlungsziel) innerhalb weniger Tage die Rechnung quasi vorfristig zahlt.



Weitere Sonderfälle bei Ausweis der Umsatzsteuer:
Kleinunternehmerregelung:
Einige Firmen unterliegen auf Grund des relativ geringen Umsatzes der sogenannten Kleinunternehmerregelung. Diese Unternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen daher auf den Ausweis und die Abführung von Umsatzsteuer verzichten, sind dann aber auch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen.



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG:
Hier geht bei bestimmten Leistungen die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über, sofern dieser Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Es wird also die Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auf den Leistungsempfänger verlagert. Hierbei wird neben allen Pflichtangaben auch ein Hinweissatz auf der Rechnung bezüglich der Umsatzsteuerlast fällig, welcher in etwa so formuliert werden kann: „Die Umsatzsteuer schuldet der Auftraggeber nach § 13b Abs. 2 UStG.“



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei Rechnungen im innergemeinschaftlichen Verkehr (Reverse Charge):
Wie oben schon beschrieben handelt es sich hierbei um folgendes: Die Steuerlast geht auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig: Der Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung, welcher so oder ähnlich formuliert sein kann: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs:

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist darauf zu achten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen. ( Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer oder Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).

Reiseleistungen

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderre-
gelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14 a Abs. 6 UStG). Dafür muss die folgende Formulierung auf der Rechnung zu finden sein:  "Sonderregelung für Reisebüros".

Differenzbesteuerung

Bei der Differenzbesteuerung miss in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechen-
den Sonderregelungen nach § 25a UStG hingewiesen werden (§14a Abs. 6 UStG). Hierfür sind ja nach Umstand die folgenden Hinweise verpflichtend: "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" ,"Kunstgegenstände/Sonderregelung oder "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung"

Wie man sieht, es nun doch gar nicht so einfach, eine rechtlich korrekte Rechnung zu erstellen. Das sie rechnerisch richtig sein muss, steht sowieso außer Frage.
Wenn auch die wenigsten Gewerbetreibenden von den vielen möglichen Sonderregelungen tatsächlich betroffen sind, so ist es immer ratsam, sich auch mit seinem Steuerberater abzustimmen und die einzelnen Sonderfälle finanztechnisch und buchhalterisch richtig zu handhaben.
Denn vergessen wir eines nicht – das Wichtigste an einer Rechnung ist, dass sie bezahlt wird. Denn Dies macht den Sinn uns Zwecks jedes unternehmerischen Seins aus. Ein wichtiger Schritt hierzu ist ganz einfach, dass die Rechnung an sich schon einmal korrekt ist.