Mittwoch, 8. April 2015

Lieferschein und Rechnung - Gemeinsamkeiten, Unterschiede, Pflichtangaben

Muster Lieferschein



Lieferschein und Rechnung - was auf den ersten Blick ziemlich gleich aussieht, ist so ganz und gar nicht das Gleiche. Der Lieferschein ist ein Warenbegleiblatt und KANN ausgestellt werden, eine Rechnung MUSS ausgestellt werden. Das bloße Übersenden eines Lieferscheins, auch wenn er Preise enthält, ersetzt nicht die Rechnung.

Lieferscheine müssen als solche gekennzeichnet sein, in etwa mit der Überschrift "Lieferschein". Pflichtangaben im Gegensatz zur Rechnung gibt es keine, dennoch sollten die nachfolgenden Angaben immer enthalten sein:
  • Name und Anschrift der liefernden Firma
  • Empfängeradresse der Lieferung
  • Lieferdatum
  • Anzahl und Einheit der gelieferten Artikel sowie eine nachvollziehbare Artikelbezeichnung bzw. Artikelnummern
  • Lieferscheine können mit Preisen, aber auch ohne Preise ausgestellt werden

Vorlage Rechnung
Die Ausstellung einer Rechnung hingegen ist an bestimmte Pflichtangaben gebunden. Sind diese Pflichtangaben nicht vorhanden, so kann ein Kunde die Umsatzsteuer aus der ausgestellten Rechnung nicht geltend machen. Und wer möchte schon Ärger mit dem Finanzamt oder ständigen Klärungsbedarf mit seinem Steuerberater oder seiner Buchhaltung?

Auf eine Rechnung, egal, ob es sich um eine Abschlagsrechnung oder eine einfache Rechnung handelt, gehören immer die folgenden Pflichtangaben:

  • vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers (Lieferfirma),
  • vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde),
  • Rechnungsdatum
  • Steuernummer des Rechnungsstellers alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung mit nachvollziehbare Beschreibung für das Finanzamt
  • der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistungserbringung
  • eventuelle Nachlässe (Skonti, Rabatte etc.)
  • die Höhe der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweilig gültigen Steuersatz (in %) sowie die anfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).
  • Bei Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sind diese gesondert ausweisen 
Vorlage erste Abschlagsrechnung

Muster zweite Abschlagsrechnung

Muster / Vorlage / Beispiel Schlussrechnung
Abschlagsrechnungen sind noch einmal Sonderfälle, denn hier werden Lieferungen oder auch Leistungen abgerechnet - je nach Vereinbarung oder Vertrag - bei denen die VOLLSTÄNDIGE Leistungserbringung oder Lieferung noch nicht erfolgt ist.

Welche Pflichtangaben gelten nun hier?

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und  Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
  • bei Anzahlungen: den Zeitpunkt der Zahlung
  • bei Endrechnungen: Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
  • wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen: Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach einzelnen Umsatzsteuersätzen
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag, ggf. auch unter Angabe von Steuerbefreiungen (wenn Umsatzsteuer =0)
  • bei Leistungen innerhalb der EU: die Umsatzsteuer- Identifikationsnummerdes leistenden Unternehmers UND auch  des Leistungsempfängers
Bei Abschlagszahlungen müssen bereits geleistete Zahlungen aufgeführt werden und die Rechnungen entsprechend als Abschlagsrechnung oder Teilrechnung betitelt werden.

Einer oder mehreren Abschlagsrechnungen muss zwangsläufig immer eine SCHLUSSRECHNUNG folgen. Dies erfolgt in der Regel nach vollständiger Ausführung der Lieferung oder Leistung.

Bei mehreren zuvor angefallenen Abschlagszahlungen ist es durchaus ausreichend, wenn der Gesamtbetrag der vorausbezahlten Rechnungsbeträge und die Summe der darauf entfallenden Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden.

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