Freitag, 20. Februar 2015

Es geht ums Geld: Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen














Rechnung ist nicht gleich Rechnung. In vielen Fällen werden einmalige Rechnungen gelegt, mit etwas Glück auch gleich bezahlt und schon ist der Vorgang auch beendet.
 
Wie sieht es aber aus, wenn die Lieferung oder die Erbringung von Teilleistungen aber in einzelnen Abschnitten erfolgt und auch in einzelnen Abschnitten abgerechnet werden? Dann kommen meist Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen ins Spiel. Sie werden auch mitunter als Akontorechnung bezeichnet. Hier gibt es dann auch mehrere Varianten:

  • einfache Abschlagsrechnungen
  • kumulative Abschlagsrechnungen

Was gibt es grundsätzlich zu beachten?

Nun zum einen natürlich muss die Rechnungsnummer in den fortlaufenden Nummernkreis passen – also egal, ob zuvor eine einfache Rechnung oder eine Abschlagsrechnung geschrieben worden ist, die Nummerierung muss fortlaufend sein, unabhängig von der Rechnungsart.
Weiterhin ist es sinnvoll, die Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen durchzunummerieren, also: 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung, 3. Abschlagsrechnung…oder 1. Teilrechnung, 2. Teilrechnung, 3. Teilrechnung usw. bis hin zur Schlussrechnung. Die Schlussrechnung signalisiert dann den Abschluss, also die letzte Rechnung zu diesem laufenden Projekt oder der laufenden Bestellung.

Einfache Abschlagsrechnung:

Hier werden Teilleistungen bzw. Teillieferungen (oder auch in Kombination) berechnet. Dies kann erfolgen, in dem die erbrachten Lieferungen und Leistungen einzeln detailliert aufgeführt werden oder in Form von vorher festgelegten Pauschalbeträgen berechnet werden. Mit der Schlussrechnung werden dann die letzten noch offenen Lieferungen oder Leistungen berechnet oder der letzte vereinbarte Betrag.

Kumulative Abschlagsrechnungen:

Sie werden auch kumulierte Rechnungen genannt und haben eine andere Grundintension. Bei dieser Art der Rechnungsstellung werden mit jeder neuen Abschlagsrechnung ALLE bisher erbrachten Lieferungen und Leistungen berechnet. Dazu werden die Positionen addiert, die schon in vorhergehenden Rechnungen berechnet worden sind und um die Lieferungen und Leistungen ergänzt, die in der aktuellen Abrechnungsperiode erbracht wurden. Am Ende der jeweiligen Abschlagsrechnung werden dann die bereits gezahlten Beträge abgezogen, so dass sich ein Zahlbetrag ergibt, der im Idealfall der Summe der Lieferungen und Leistungen der Abrechnungsperiode (also der aktuell hinzugekommenen Positionen) entspricht. Dieser Betrag ist der offene Betrag aus der aktuellen Abschlagsrechnung

Zu Abweichungen kann es kommen, wenn der Kunde aus vorherigen Rechnungen Einbehalte getätigt hat, in etwa wegen noch nicht erbrachter Leistungen, bemängelter Leistungen oder aus diversen anderen Gründen.

Beide Formen der Gestaltung einer Abschlagsrechnung sind legitim und werden von Unternehmen zu Unternehmen, aber oft auch von Auftrag zu Auftrag unterschiedlich gehandhabt. Gerade im Baugewerbe gibt es je nach geschlossenen Verträgen oft diverse Nebenabreden und auch zusätzlich Abzüge, wie Sicherheitseinbehalte, anteilige Baustellenversicherung o.ä. Hier ist es sinnvoll, sich mit dem jeweiligen Auftraggeber auch im Vorfeld abzustimmen.

Wie könnte so ein Muster einer Abschlagsrechnung aussehen? Hier ein Beispiel:



Und weil Sie ja gerade im rechnungsprofi-Blog lesen, haben wir natürlich an dieser Stelle unsere passenden Softwareempfehlung. Das Modul Abschlagsrechnung finden Sie in unseren Produkten. Unter den angegebenen Links stehen ausführliche Informationen bereit:

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Demos hierzu zum Ausprobieren finden Sie hier:

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Und wer keine Zeit zum Downlaod der kostenlosen Demos hat und sich einfach nur einmal zunächst vorab informieren will, für den haben wir natürlich wie immer auch unser Tutorial:



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