Freitag, 27. Juni 2014

Im "Dschungel" von Downloads, Softwarelizenzen, Datenträgern und mehr scheint mancher verloren zu gehen

Sie lachen? Naja gut - schmunzeln ist erlaubt, aber mehr nicht. Aber wie ist das eigentlich wirklich?


Essen, trinken, die Zähne putzen, etwas downlaoden - Alltag für jeden?

Wir leben in einer Welt  in der wir permanent online sind, umgeben von Downloads, Updates, Programmaktualisierungen von denen wir oft nicht einmal merken, dass sie passieren. Wir laden Musik herunter und Bücher, egal, ob wir an der Bushaltestelle warten, im Stau stehen oder uns nachts um 2:37 das unbändige Verlangen überkommt, einen neuen Roman als E-Book haben zu müssen. All dies sind freie Entscheidungen unsererseits. Wir erkaufen uns Bequemlichkeit und Vorteile mit dem permanenten Onlinesein. Für sehr viele von uns und bei Weitem nicht nur bei der ganz jungen Generation gehören solche Dinge zum Alltag wie essen, trinken, duschen.

Auch für uns als Unternehmen gehört diese Welt fest verankert dazu. Allzu gern nutzen wir jede erdenklich mögliche Technik, die uns das Leben einfacher macht. Auf der anderen Seite: Wir hören auf Kundenwünsche, kümmern uns um deren Vorschläge, Anmerkungen und Wünsche. Kurz und gut: Wir sind im permanenten Kontakt mit unseren Kunden oder Interessenten - sei es per Telefon, Fernsteuerung, Mail, vor Ort, über soziale Netzwerke oder auch ganz einfach das Kontaktformular. Was unsere Kunden bewegt, wird an uns in den meisten Fällen herangetragen. Früher oder später. In der Regel aber immer eher früher.

Im Support: Anfragen, die immer wieder für eine Überraschung gut sind

Dennoch: Man erlebt immer wieder Überraschungen. Vor Kurzem erreichte ein Interessent unseren telefonischen Support mit einer für uns zunächst merkwürdigen Anfrage. Den Wortlaut des Gespräches haben wir an obiger Stelle dokumentiert. Jetzt werden Sie das lesen und wahrscheinlich laut los lachen. Im Prinzip richtig - auch unsere erste Reaktion war ein Schmunzeln. Dennoch hat uns dieser Anruf etwas deutlich gemacht  - ohne jegliche Wertung und ohne jemanden verlachen oder überheblich behandeln zu wollen:

Was man nicht "in die Hand nehmen kann", kann man nicht kaufen?

Längst nicht alle Menschen sind in dieser Welt zu Hause. Für viele ist es völlig UNvorstellbar, was passiert bei Millionen von Daten, die im Millisekundentakt um die Welt düsen. Sie können sich das, was sie NICHT sehen und NICHT in die Hand nehmen können, einfach nicht als etwas mit materiellem Wert vorstellen. In unserem Fall war es der Anrufer, der sich an der CD festklammerte. Denn wenn er eine CD in der Hand hat, dann hat er eben ETWAS in der Hand und nicht "irgendsowas" aus dem Internet. Daher, wo man sowieso "nur betrogen wird und etwas kauft, was man gar nicht wollte und dann ein Abo am Hals hat oder eine Abmahnung". So oder ähnlich ist so manche Denkungsweise - bei den vielen Betrugsversuchen, die täglich öffentlich werden, auch kein Wunder, das manche Ängste groß sind. Unwissenheit macht es da nicht eben leichter. Dennoch auch hier hilft: Ständiges Informieren, genaues Lesen und nicht zuletzt, wie so oft im Leben, der ganz gesunde Menschenverstand.

Ein wenig Begriffliches:

Um die Sache nun abzuschließen: Wenn der eine oder andere vielleicht doch noch unsicher ist - hier ein paar Begriffe einfach erklärt:

  • Download:
"Als Download bezeichnet man in der elektronischen Datenverarbeitung das Empfangen von Daten auf dem eigenen Computer, dem Client, die über ein Netzwerk, meistens das Internet, von einem Server stammen. Auch die übertragenen oder zur Übertragung bereitgestellten Daten selbst werden als Download bezeichnet." (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Download)

  • Datenträger:
"Im engeren Sinne bezeichnet man mit Datenträger oder Speichermedium Medien, die als Datenspeicher dienen
  1. für Unterhaltung (Musik, Sprache, Film etc.), die mit Hilfe elektronischer Geräte abgespielt oder auch gespeichert wird; und
  2. für Daten jeglicher Art (auch Unterhaltung), die von Computern bzw. Computeranlagen oder Peripheriegeräten nur gelesen oder auch geschrieben werden." (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Datentr%C3%A4ger)"
  •  Lizenzen:
Ein Lizenzvertrag ist ein im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) nicht eigens geregelter Vertragstyp. Er wird deshalb auch als Vertrag eigener Art (Vertrag sui generis) klassifiziert. Durch den Vertrag erteilt der Inhaber eines geschützten Rechts dem Lizenznehmer ein definiertes Nutzungsrecht.

Lizenzen werden vor allem für die Nutzung von Patenten, Gebrauchsmustern, Marken, Know-how oder Software erteilt.

Durch Lizenzverträge können einfache oder exklusive (= ausschließliche) Rechte eingeräumt werden. Kernpunkte eines Lizenzvertrags sind die Beschreibung des Lizenzgegenstands, die Festlegung des zur Nutzung freigegebenen Marktsegments bzw. der Marktregion, die Laufzeit, das Entgelt und gegebenenfalls auch Vertragsstrafen. (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Softwarelizenz#Lizenzvertr.C3.A4ge)

Fazit: Auch Dinge, die nicht gegenständlich sind, kann man kaufen, bzw. Nutzungsrechte daran erwerben:

Wir fassen also zusammen: Möchte ein Kunde eine Software erwerben, so erwirbt er hiermit nichts wirklich Gegenständliches (wie eine CD oder einen Datenträger), sondern ein definiertes NUTZUNGSRECHT zum GEBRAUCH eines Programms. Hierbei ist es unerheblich, WIE das Programm / die Software auf dem Firmencomputer landet, egal ob per Download und Installation oder per Datenträger und Installation.

Freilich ist es möglich, sich Installationsprogramme auch per CD (ggf. auch kostenpflichtig) senden zu lassen, sich auf einem eigenen Datenträger zu sichern, falls es einmal eine Neuinstallation geben muss. Dennoch gilt hier insbesondere zu beachten - was passiert bei einer "nackten" Neuinstallation denn wirklich? Was wird aus meinen bestehenden Daten, wie kommen bestehende Daten von einem PC oder Server auf den anderen, darf ich das überhaupt, eine Software auf einen neuen PC übertragen usw. Diese Punkte sollte man auf jeden Fall im Vorfeld mit dem Hersteller abklären. Die CD allein in den Schrank gestellt "für alle Fälle" ist lange kein Kriterium für Sicherheit mehr.
 





Mittwoch, 25. Juni 2014

Digitale Personalakte - Alternative oder sinnvolle Ergänzung zur Akte in Papierform

Die Personalakte als wichtiges Dokument wird für jeden Mitarbeiter in jedem Unternehmen geführt - naja, sollte sie zumindest.

In der Praxis wird es oft mit der Gründlichkeit und Genauigkeit der Personalaktenführung nicht ganz so genau genommen, insbesondere in kleinen oder mittelständischen Unternehmen, die keine eigene Personalabteilung unterhalten und in denen Mitarbeiter oder die Inhaber, Geschäftsführer oder deren Partner sich "nebenbei"um die Lohn-und Gehaltsabrechnung kümmern oder eben auch die Personalakten führen. Da Akten ja schon an sich die Verwaltung von jeder Menge Papier ausmachen, steckt hier auch jede Menge arbeitsintensive Verwaltung dahinter, die Zeit, Geld und Organisation kostet.

Wer mit Vorlagen arbeitet, sich Muster angelegt hat und schon einmal eine Gliederung erstellt hat, wie der Aufbau einer Personalakte vereinheitlicht werden kann, ist schon einmal einen Schritt weiter. Ein wenig Struktur kann nie schaden!

Dennoch früher oder später stehen dicke Ordner in den Regalen oder hängen schicke Hängekarteien in "Reih und Glied" im Aktenschrank. Wird etwas gesucht - und sei es nur für einen Mitarbeiter, so geht das große Aktenschleppen los. Und wehe, wenn sich Daten ändern - und das passiert ja häufig. Dann werden Vordrucke geändert, neu ausgedruckt, abgeheftet usw.

Eine sinnvolle Alternative oder auch Ergänzung zu diesem System ist das Führen einer elektronischen Personalakte zu jedem Mitarbeiter. Denn das spart unglaublich Zeit und Arbeitsaufwand. Hier können die wichtigsten Daten zu jedem Mitarbeiter hinterlegt werden, jederzeit gesucht und mit ein paar Klicks geändert werden, im Idealfall können sämtliche Dokumente zu jedem Mitarbeiter ganz einfach verknüpft und aufgerufen werden (z.B. Verträge, Schriftwechsel, Abmahnungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Prüfungsergebnisse u.v.a.m.).

Weiterhin sind alle benötigten Daten hinterlegt, es können Termine und Erinnerungen für jeden einzelnen Mitarbeiter erstellt werden, Checklisten hinterlegt und Arbeitszeiten geplant werden. Hier sollte gelten: Man nutzt in einer Software, was man benötigt - alles was man nicht benötigt, lässt man außen vor. Nichts ist schlimmer, als sich mit Pflichtfeldern abmühen zu müssen, die man niemals braucht.

Es fehlt Ihnen etwas, was in Ihrem Unternehmen ganz speziell ist? Dann fragen Sie nach Modulen oder nach der Möglichkeit das Produkt anzupassen. Auch hier gilt wieder: Nichts ist schlimmer, als eine halbe Firma zu verbiegen, nur damit man mit einer Software arbeiten kann, die gerade einmal im Ansatz passt.

Wenn dann noch mehrere Bearbeiter bei einer Server- oder Netzwerklösung auf die Daten zugreifen können und ad hoc aussagefähig sind, kann im Grunde nur noch wenig schief gehen. 

Unser Tipp für eine einfach zu bedienende, flexible Softwarelösung im Bereich Personalverwaltung / digitale bezw. elektronische Personalakte:

oder
Kostenlose Demoversionen jetzt hier downloaden und testen:

oder

Und wer im Moment so gar nicht motiviert ist, selbst zu testen und sich lieber entspannt zurück lehnen möchte, dem zeigen wir im nachfolgenden Tutorial die Möglichkeiten zum Führen von Personalakten per Software:







Montag, 2. Juni 2014

Und täglich grüßt das Murmeltier: Wiederkehrende Rechnungen einfach schreiben, Aborechnungen, Intervallrechnungen, wiederkehrende Rechnungen erstellen

Grüßt Sie auch täglich das Murmeltier? Naja, vielleicht nicht täglich aber doch recht häufig?

Sicherlich fällt fast jedem an dieser Stelle ein Film ein, der zwar auch schon lange nicht mehr neu ist, aber viele Menschen benutzen den Ausspruch einfach als Synonym für immer wieder die gleichen Vorkommnisse, Abläufe - einfach Dinge, die sich immer wiederholen und gerade deswegen nervig sind, wenig interessant und einen auch manchmal zum Verzweifeln bringen können.

Ein klassische Fall von "Immer und immer wieder" sind im Büroalltag auch Rechnungen, die immer in der gleichen Höhe und für den gleichen Kunden anfallen und in bestimmten festgelegten Perioden abgerechnet werden.

Nun kann man sicher den Kalender bemühen und fleißig dort eintragen, wann wer mit welcher Rechnungssumme beglückt werden kann. Und dann macht man sich ans Werk: Kopieren - Einfügen - Ausdrucken, Kopieren - Einfügen - Ausdrucken... Klingt jetzt schon furchtbar? Ist es auch.

Natürlich kann man auch in unserer Software Rechnungen kopieren und muss sich dann nur noch ums Ausdrucken kümmern, alles andere macht dann die jeweilige Version des rechnungsprofi.

Das ist zwar schon ein Fortschritt, aber noch nicht das Non Plus Ultra. Deswegen gibt es seit Langem schon in den Produkten rechnungsprofi office plus und rechnungsprofi handwerker die sogenannte Funktion der "Aborechnungen". Wobei Aborechnungen gleich für periodisch wiederkehrende Rechnungen stehen, also auch für Intervallrechnungen, Wartungsrechnungen, Gebührenrechnungen u.v.a.m.

Einfach die zu berechnenden Positionen oder Verträge anlegen, dem Kunden zuordnen, Starttermin und Intervall der Rechnungserstellung eingeben. Und das war es dann auch schon. Wer will versendet die Rechnungen gleich noch automatisch per E-Mail. Als PDF werden Sie sowieso schon extra abgelegt. Also EIN Knopfdruck und alle Rechnungen für alle Kunden zu einem Termin sind in Null Komma nichts fertig. Und so einfach ist es, das "Murmeltier" auf nimmer wiedersehen  verschwinden zu lassen. Zumindest für diese Art von Rechnungen - Ihre "Lebensmurmeltiere" können wir Ihnen damit leider nicht abnehmen. Aber ein Anfang ist gemacht :-)


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