Freitag, 25. April 2014

Posteingangsbuch und Postausgangsbuch führen - Sinn oder Unsinn?





Ein Postbuch führen? Wozu soll denn das gut sein? Irgendwelche Daten eintippen zur eingehenden oder ausgehenden Post? Wieso das denn? Ein Postbuch? Noch nie gehört - was ist das überhaupt?

Fragen, die sich sicher der ein oder andere stellt. Diese Fragen kommen auch meist von denjenigen, die in der Woche oder am Tag einen überschaubaren Anteil an Schriftverkehr haben und sich beim besten Willen nicht vorstellen können, dass das in anderen Unternehmen anders aussehen könnte.

Je größer und je vielfältiger ein Unternehmen oder aber auch ein Amt und eine Behörde aufgestellt sind, umso mehr fällt Schriftverkehr an. Dieser Schriftverkehr wird dann auch nicht nur von einer Person abgewickelt sondern, je nach Zuständigkeit, von mehreren Bearbeitern und Abteilungen.

Hier ist es wichtig, den Posteingang und Postausgang zu überwachen. Denn es geht darum, nachweisen zu können, wann welche Schriftstücke das Haus verlassen haben und wann welche eingegangen sind, welche Bearbeiter diese versandt oder erhalten haben oder auch Kopien erhalten haben. Mitunter gehen Briefe auf dem Weg von A nach B auch einfach "unter" und niemand könnte sagen, wer als letzter verantwortlich dafür war. Nicht selten geht es auch um Fristen und Termine. Und - ganz wichtig - es geht darum, rechtlich prüfbare Aussagen zu liefern, denn nicht immer gehen alle Vorgänge ohne Streitigkeiten ab. Ein Postbuch kann ein Beweisdokument  - auch vor Gericht - sein.

Was im Großen gilt, gilt auch im Kleinen. Auch wer nur wenig Schriftverkehr hat, sollte dennoch nachweisen können, wie der Posteingang und der Postausgang aussahen. Oder wissen Sie nach einem Jahr noch lückenlos, wann welches Schreiben eingegangen ist oder wann Sie welches Dokument versandt haben. Sicher nicht! Und selbst wenn: Wie wollen Sie das im Zweifelsfall nachweisen? Keine einfache Sache ohne Postbuch.

Nachdem wir nun geklärt haben, dass das Führen von Postausgangsbuch und Posteingangsbuch eine ganz sinnvolle Sache sein kann, bleibt die Frage:

Wer um Himmels willen soll denn das noch alles machen?

Wenn man ein Postbuch mit der geeigneten Software führt, ist das weniger aufwendig als man denkt:

Entweder man arbeitet im Netz zusammen und jeder trägt die Post ein, für die er zuständig ist. Oder eine zentrale Poststelle nimmt die Eintragungen vor und ordnet die Post zu. Dann können auch weitere Mitarbeiter auf diese Informationen zugreifen.

Daten sind in Null Komma Nichts gefunden, Ausdrucke gemacht - das alles, wenn man sich eines elektronischen Postbuches bedient, also ein Postbuch in einem Programm führt und sich die meiste Arbeit einfach von der Software abnehmen lässt:

Mehr Informationen und Download zu:




Und wer sehen möchte, wie einfach der Posteingang und Postausgang erledigt sein kann, wie man ein Postbuch druckt und ein Posteingangsbuch und Postausgangsbuch einfach und übersichtlich per Software führt, für den haben wir in diesem Film die wichtigsten Informationen im Überblick: