Mittwoch, 31. Dezember 2014

Ein glückliches neues Jahr - Willkommen 2015!


Und schon wieder ist es soweit - ein neues Jahr beginnt!
Wir denken an das vergangene Jahr, an Freude und Leid, Erfolge und Niederlagen, Fehler, Glücksmomente und vieles mehr. Wir denken an das uns bevorstehende Jahr und wohl  fast jeder fragt sich doch meist so ähnlich wie einst Erich Kästner:

"Wird's besser? Wird's schlimmer?" fragt man alljährlich.Seien wir ehrlich: Leben ist immer lebensgefährlich."(Erich Kästner (1899-1974); dt. Schriftsteller und Drehbuchautor)

Eine Antwort werden wir Tag für Tag erst im Laufe des kommenden Jahres bekommen. Aber ganz ehrlich haben wir viele, wenn auch nicht alle Dinge, selbst in der Hand.

"Die Zukunft soll man nicht voraussehen wollen, sondern möglich machen."Antoine de Saint-Exupéry (1900-1944; frz. Schriftsteller und Flieger)

Deshalb wünschen wir allen Lesern gutes Gelingen bei all Ihren geschäftlichen und privaten Vorhaben, viel  persönliches Glück, Gesundheit, Erfolg und Schaffenskraft.

rechnungsprofi wünscht ein glückliches Jahr 2015!

Montag, 22. Dezember 2014

Ein frohes Weihnachtsfest!


Es ist wieder soweit, es weihnachtet! In diesem Jahr meint es der Kalender für die meisten von uns gut, er beschert uns einige zusammenhängende freie Tage mehr, als nur das Weihnachtsfest.

Wir wünschen all unseren Lesern, Kunden, Partnern und Netzwerkfreunden, dass sie diese Tage erholsam, besinnlich, mit viel Freude und in guter Gesundheit verbringen können.

Hinter uns alles liegt ein ereignisreiches und arbeitsreiches Jahr mit vielen neuen Erkenntnissen. Wenn sich das Jahr dem Ende neigt, ist immer eine gute Gelegenheit, um ein großes Dankeschön auszusprechen:

 - unseren Kunden, die uns auch in diesem Jahr wieder die Treue gehalten haben und gut mit uns zusammengearbeitet haben,

- all den vielen neuen Kunden, die uns in diesem Jahr Ihr Vertrauen geschenkt haben und die rechnungsprofi-Gemeinde wieder vergrößert haben,

- unseren Kollegen, die fleißig, unermüdlich, pünktlich und stets um fehlerfreie Auslieferung bemüht waren, egal ob es um die Weiterentwicklung unserer Standardsoftware ging oder um die Erfüllung der zahlreichen und unterschiedlichen Wünsche unserer Kunden.

- All denen, die uns zugeliefert haben, uns unterstützt haben und dabei geholfen haben, das das rechnungsprofi-Paket stets eine "runde Sache" ist. All unseren Partnern ein ganz besonderes Dankeschön dafür.

- Last but not least danken wir all unseren Freunden, die sich mit uns durch diverse Netzwerke gewühlt haben, uns unterstützt haben, "gelikt", "geplusst", "retweetet", "gepinnt" und geteilt haben, was wir an Informationen ausgegeben haben. Ihr wart einfach klasse!

In diesem Sinne: Das rechnungsprofi-Team wünscht allen FROHE WEIHNACHTEN!

Freitag, 1. August 2014

SEPA-Lastschriften für den inländischen und grenzüberschreitenden Verkehr

Bereits seit Anfang 2014 in "Amt und Würden"

So ziemlich alle von Ihnen kennen Sie mittlerweile schon - die Lastschriften im SEPA-Format. Die meisten großen Firmen haben sie zum ursprünglichen Termin Anfang 2014 bereits eingeführt und so tummeln sich diese Lastschriften bereits munter auf unseren Kontoauszügen mit Vorankündigung und Abbuchungstermin - egal ob Geschäftskonto oder Privatkonto.

Bankenverkehr und Liquiditätsplanung

Hier ist als Nebenprodukt der Harmonisierung des europäischen Bankenverkehrs auch noch eine weitere praktische Sache entstanden - nämlich eine viel bessere Liquiditätsplanung. Es ist zeitnah ersichtlich, wenn noch Beträge ausstehen, die vom Konto abgebucht werden.

SEPA- Lastschriften auch für kleine und mittelständische Betriebe

Nun denken Sie sicher, dass ein richtig großer Aufwand dahinter steckt, dass regelmäßig und pünktlich die vereinbarten Beträge vom Konto eingezogen werden. Und vielleicht, ja vielleicht würden auch sie Ihre regelmäßigen vereinbarten Rechnungsbeträge für Ihre Firma oder auch fällige Einmallastschriften gleich an das Onlinebanking übergeben - das wäre doch praktisch, oder?

Jetzt gilt es hier nur eine passende Lösung zu finden, denn: Wer will schon mehr Arbeit haben, als vorher? Genau! Niemand! Und möglichst preisgünstig soll es auch sein, das versteht sich von selbst.

SEPA-Schmittstellen in rechnungsprofi Produkten

Mit der SEPA-Schnittstelle für Lastschriften und Überweisungen (genau: im SEPA-Format) bieten wir eine einfache und kostengünstige Lösung auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese sind erhältlich für die folgenden Produkte:

rechnungsprofi office plus
rechnungsprofi office
rechnungsprofi handwerker
rechnungsprofi buchhalter
rechnungsprofi rechnungseingangsbuch

Wir zeigen im folgenden Video, wie SEPA-Lastschriften gezogen werden und das einfach, unkompliziert und ohne große Vorkenntnisse oder Schulungsbedarf. Zum Thema SEPA-Überweisungen informieren wir in einem gesonderten Artikel.

Interessiert? Dann einfach kostenlos und unverbindlich testen!



Donnerstag, 31. Juli 2014

SEPA-Überweisungen für In- und Ausland

Die ellenlangen Nummern nun Pflicht: Aus Konto wird IBAN

Früher war alles besser? Da waren die Kontonummern noch kurz, die Bankleitzahlen auch und da ging alles noch per DTA, wenn man ganz "modern" war und beleglos überwiesen hat. 

Aber wie das so ist - "früher hatten wir noch einen Kaiser", heute auch nicht mehr, dafür haben wir jetzt statt Kontonummer die IBAN, statt der Bankleitzahl den BIC und aus dem ausgedienten DTA-Format wurde im Zuge der Harmonisierung des europäischen Geldverkehrs das SEPA-Format.

Beleglos überweisen im SEPA-Format

Wer schon früher umgangen hat, einzelne Überweisungen auszufüllen oder beim Onlinebanking einzugeben, der hat bis dato noch das DTA-Format benutzt. Manch einer erinnert sich vielleicht noch, wie er vor guten 20 Jahren mit stolz geschwellter Brust täglich einen "Sack voll Disketten" mit Überweisungen bei der Bank abgegeben hat. Dieses Format ist nun im Zuge der endgültigen Umstellung auf das SEPA-System nicht nur wirklich in die Jahre gekommen sondern eben auch veraltet und wird abgelöst durch das SEPA - Format.

Auch mit einer Datei im SEPA-Format können Einzel- oder auch gleich Sammelüberweisungen getätigt werden. Hierzu werden die IBAN und der BIC der Kreditoren herangezogen.

Schnittstellen und Formate

Software mit SEPA-Schnittstellen sollte Einzel- und Sammelüberweisugen sowie Lastschriften im XML-Format ausgeben können. Was neben IBAN, BIC, Kreditorenname und Überweisungsbetrag (Überweisungsbeträge) und Verwendungszweck noch übergeben wird, hängt von der Ausrichtung der einzelnen Schnittstelle ab.

SEPA-Schnittstelle für Jedermann

Egal, ob Handwerker, Gewerbetreibender, Onlinehändler, kleines oder mittelständisches Unternehmen oder Großunternehmen. Die Schnittstellen sind standardisiert, können aber jederzeit auf einen speziellen Bedarf hin angepasst werden.

SEPA zuverlässig und zum kleinen Preis

Zu finden sind SEPA-Schnittstellen als Option in folgenden rechnungsprofi Produkten:

rechnungsprofi office plus
rechnungsprofi office
rechnungsprofi handwerker
rechnungsprofi buchhalter
rechnungsprofi rechnungseingangsbuch

Wir zeigen im folgenden Video, wie SEPA-Überweisungen und Sammelüberweisungen erstellt werden und das einfach, unkompliziert und ohne große Vorkenntnisse oder Schulungsbedarf. Zum Thema SEPA-Lastschriften informieren wir in einem gesonderten Artikel.

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Mittwoch, 30. Juli 2014

SEPA - und was nun? Begriffe und Umsetzung leicht gemacht!

Zu Anfang des Jahres 2014 war es für viele noch(!) eine gute Nachricht: Die Einführung des SEPA-Verfahrens verschiebt sich auf den den 01.08.2014.

Die paar Monate sind im Flug vergangen und alles, was der ein oder andere in Sachen SEPA-Einführung so erfolgreich verdrängt hat, holt ihn jetzt mit Macht ein. Dabei ist es alles gar nicht so schwer, wie man denkt. Die meisten Anwender, die sich von Anfang an auf das neue Verfahren konzentriert haben, sind mittlerweile "alte Hasen" und wissen, wo selbiger langläuft.

Immer wieder geistern jede Menge Begriffe durch Fernsehen, Presse und Internet. Was hat es damit auf sich, wozu sind diese gut? Was muss ich beachten, wenn ich SEPA-Überweisungen tätige oder Rechnungen im SEPA-Lastschriftverfahren einziehe?

Da sitzt nun unser Männchen mit gezücktem Stift, dunkelblaue Gedankenwolken durchziehen sein gemartertes Hirn und es weiß gar nicht, wo es anfangen soll. Jetzt aber los, denn in wenigen Tagen gibt es kein Zurück mehr. Na, da wollen wir ihm doch einfach einmal weiter helfen!

 - Begriffe rund und das SEPA-Verfahren -

Kontonummer und Bankleitzahl: Diese werden im Geschäftsverkehr nun abgelöst durch die

IBAN und BIC: Die IBAN ersetzt die Kontonummer, der BIC die Bankleitzahl. Bis zum 01.02.2016 gilt außerdem für private Bankkunden eine Übergangsfrist noch zur Nutzung von Kontonummer und BLZ.

Die IBAN (International Bank Account Number) scheint auf den ersten Blick eine ellenlange undruchschaubare Nummer zu sein, aber nein - das System einmal angesehen, ist es ganz einfach, denn sie besteht aus einem zweistelligen Ländercode (DE für Deutschland), dann kommt eine zweistellige Prüfziffer, gefolgt von der Bankleitzahl (immer 8-stellig) und der Kontonummer (ggf. auf 10 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt). Fertig ist die IBAN.

Der BIC (Business Identifier Code) dient der weltweit eindeutigen Identifizierung der an dem Zahlungsverkehr beteiligten Banken. Er besteht aus acht oder elf alphanumerischen Zeichen und ist wie folgt untergliedert:4-stelliger Bankcode, 2-stelliger Ländercode, 2-stellige Codierung des Ortes, 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional).

Diese beiden Nummern werden nun grundsätzlich immer gebraucht, egal ob im Onlinebanking oder auch am Bankschalter oder Terminal um Überweisungen zu tätigen oder Lastschriften zu im SEPA-Verfahren zu ziehen. Im Inlandverkehr gibt es noch eine Ausnahme. Die Verwendung des BIC ist hier optional.

Was bedeutet nun SEPA?
SEPA (Single Euro Payments Area) und bezeichnet den einheitlichen europaweiten Zahlungsraum für Transaktionen in Euro. Das Verfahren an sich soll den innereuropäischen Zahlungsverkehr standardisieren und harmonisieren. Damit gilt das SEPA-Verfahren nicht nur im Auslandsverkehr, sondern eben auch im Inland.

SEPA-Überweisungen:
Dies sind Überweisungen, die im aktuellen Verfahren getätigt werden, also unter Verwendung von IBAN und BIC. Sie ersetzen die früheren klassischen Überweisungen mit Kontonummer und Bankleitzahl.

SEPA-Lastschriften:
Dies ist wohl der Bereich, wo sich am allermeisten geändert hat. Denn während früher nur einfach eine Einverständniserklärung zum Lastschriftverfahren unterzeichnet werden musste, hat das Lastschriften ziehende Unternehmen nun viel weitreichendere Aufgaben.

Zunächst benötigt es eine Gläubiger-ID (Gläubiger-Identifikationsnummer):
Diese Nummer kann jedes Unternehmen in Deutschland bei der Bundesbank beantragen. Ist ist ein verpflichtendes Merkmal zur eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers und MUSS Bestandteil einer jeden SEPA-Lastschrift sein.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Mandatsreferenz:
Sie ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen für eine vom Zahlungspflichtigen erteilte Lastschrift-Einwilligung (Mandat). In der Regel eine frei vom Unternehmen vergebene Nummer, die jedes einzelne Mandat eindeutig kennzeichnet. Auch sie ist verpflichtend für jede SEPA-Lastschrift.

Bei den Lastschriften an sich unterscheidet man in  Basislastschrift oder Firmenlastschrift:

Die SEPA-Basislastschrift enthält Elemente vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren. Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren berücksichtigt die Bedürfnisse von Geschäftskunden und ist dem bisherigen Abbuchungsauftragsverfahren ähnlich, wenn auch komplexer.

Weiterhin werden unterschieden: Erst-Lastschrift, Folge-Lastschrift, Einmal-Lastschrift und letztmalige Lastschrift.

Wird mit Einmallastschrift gezahlt, beauftragen Sie einen einmaligen Bankeinzug von einem gewählten Konto. Dies ist beispielsweise so, wenn Ihr Kunde als Zahlungsart Lastschrift gewählt hat und der Kaufbetrag wird einmalig von seinem Konto eingezogen.

Eine Erstlastschrift kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Unternehmen zum ersten Mal IBAN und BIC nutzt, um ein vertraglich vereinbartes Entgelt einzuziehen (Abonnements, Beiträge, Raten usw.)

Auf die Erstlastschrift folgt die Folgelastschrift für alle weiteren abgebuchten  Beträge bis hin zur letztmaligen Lastschrift, die die letzte Abbuchung dieses Mandats kennzeichnet.

Bleibt zum Schluss noch eine Bemerkung zur Pre-Notification:

Die Vorankündigung  oder auch "Pre-Notification" ist  die Information des Zahlers über Höhe und Fälligkeitsdatum durch den Zahlungsempfänger BEVOR der Lastschrifteinzug erfolgt.

Als Vorabinformation gelten verschiedene Möglichkeiten der Mitteilung (z. B. ein Schreiben, ein Brief, eine Rechnung, eine Police, ein Vertrag, Zahlungspläne u.ä.) des Lastschrifteinreichers an den Zahler, die eine Belastung via SEPA-Lastschrift vorankündigt. Diese schriftliche Vorabinformation muss das exakte Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag sowie die Mandatsreferenznummer und die Gläubiger-ID enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen, in dem Fall, dass Betrag und Datum gleich bleiben.

So - das war ziemlich viel an Information. Wer sich über all diese Dinge  nicht so viel Gedanken machen möchte, für den haben wir wie immer an dieser Stelle einen Tipp. Viele dieser Punkte kann einem eine Software erleichtern. Deswegen haben wir eine SEPA-Schnittstelle für Lastschriften und Überweisungen entwickelt, die als praktische Zukaufoption für folgende Produkte erhältlich ist:

  • rechnungsprofi office plus  
  • rechnungsprofi handwerker
  • rechnungsprofi office
  • rechnungsprofi buchhalter
  • rechnungsprofi rechnungseingangsbuch


Und hier wie immer noch unsere Videotipps rund um das Thema SEPA, SEPA-Lastschriften, SEPA-Überweisungen mit rechnungsprofi:

SEPA-Umstellung leicht gemacht:


SEPA-Überweisungen:


SEPA-Lastschriften:






Freitag, 27. Juni 2014

Im "Dschungel" von Downloads, Softwarelizenzen, Datenträgern und mehr scheint mancher verloren zu gehen

Sie lachen? Naja gut - schmunzeln ist erlaubt, aber mehr nicht. Aber wie ist das eigentlich wirklich?


Essen, trinken, die Zähne putzen, etwas downlaoden - Alltag für jeden?

Wir leben in einer Welt  in der wir permanent online sind, umgeben von Downloads, Updates, Programmaktualisierungen von denen wir oft nicht einmal merken, dass sie passieren. Wir laden Musik herunter und Bücher, egal, ob wir an der Bushaltestelle warten, im Stau stehen oder uns nachts um 2:37 das unbändige Verlangen überkommt, einen neuen Roman als E-Book haben zu müssen. All dies sind freie Entscheidungen unsererseits. Wir erkaufen uns Bequemlichkeit und Vorteile mit dem permanenten Onlinesein. Für sehr viele von uns und bei Weitem nicht nur bei der ganz jungen Generation gehören solche Dinge zum Alltag wie essen, trinken, duschen.

Auch für uns als Unternehmen gehört diese Welt fest verankert dazu. Allzu gern nutzen wir jede erdenklich mögliche Technik, die uns das Leben einfacher macht. Auf der anderen Seite: Wir hören auf Kundenwünsche, kümmern uns um deren Vorschläge, Anmerkungen und Wünsche. Kurz und gut: Wir sind im permanenten Kontakt mit unseren Kunden oder Interessenten - sei es per Telefon, Fernsteuerung, Mail, vor Ort, über soziale Netzwerke oder auch ganz einfach das Kontaktformular. Was unsere Kunden bewegt, wird an uns in den meisten Fällen herangetragen. Früher oder später. In der Regel aber immer eher früher.

Im Support: Anfragen, die immer wieder für eine Überraschung gut sind

Dennoch: Man erlebt immer wieder Überraschungen. Vor Kurzem erreichte ein Interessent unseren telefonischen Support mit einer für uns zunächst merkwürdigen Anfrage. Den Wortlaut des Gespräches haben wir an obiger Stelle dokumentiert. Jetzt werden Sie das lesen und wahrscheinlich laut los lachen. Im Prinzip richtig - auch unsere erste Reaktion war ein Schmunzeln. Dennoch hat uns dieser Anruf etwas deutlich gemacht  - ohne jegliche Wertung und ohne jemanden verlachen oder überheblich behandeln zu wollen:

Was man nicht "in die Hand nehmen kann", kann man nicht kaufen?

Längst nicht alle Menschen sind in dieser Welt zu Hause. Für viele ist es völlig UNvorstellbar, was passiert bei Millionen von Daten, die im Millisekundentakt um die Welt düsen. Sie können sich das, was sie NICHT sehen und NICHT in die Hand nehmen können, einfach nicht als etwas mit materiellem Wert vorstellen. In unserem Fall war es der Anrufer, der sich an der CD festklammerte. Denn wenn er eine CD in der Hand hat, dann hat er eben ETWAS in der Hand und nicht "irgendsowas" aus dem Internet. Daher, wo man sowieso "nur betrogen wird und etwas kauft, was man gar nicht wollte und dann ein Abo am Hals hat oder eine Abmahnung". So oder ähnlich ist so manche Denkungsweise - bei den vielen Betrugsversuchen, die täglich öffentlich werden, auch kein Wunder, das manche Ängste groß sind. Unwissenheit macht es da nicht eben leichter. Dennoch auch hier hilft: Ständiges Informieren, genaues Lesen und nicht zuletzt, wie so oft im Leben, der ganz gesunde Menschenverstand.

Ein wenig Begriffliches:

Um die Sache nun abzuschließen: Wenn der eine oder andere vielleicht doch noch unsicher ist - hier ein paar Begriffe einfach erklärt:

  • Download:
"Als Download bezeichnet man in der elektronischen Datenverarbeitung das Empfangen von Daten auf dem eigenen Computer, dem Client, die über ein Netzwerk, meistens das Internet, von einem Server stammen. Auch die übertragenen oder zur Übertragung bereitgestellten Daten selbst werden als Download bezeichnet." (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Download)

  • Datenträger:
"Im engeren Sinne bezeichnet man mit Datenträger oder Speichermedium Medien, die als Datenspeicher dienen
  1. für Unterhaltung (Musik, Sprache, Film etc.), die mit Hilfe elektronischer Geräte abgespielt oder auch gespeichert wird; und
  2. für Daten jeglicher Art (auch Unterhaltung), die von Computern bzw. Computeranlagen oder Peripheriegeräten nur gelesen oder auch geschrieben werden." (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Datentr%C3%A4ger)"
  •  Lizenzen:
Ein Lizenzvertrag ist ein im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) nicht eigens geregelter Vertragstyp. Er wird deshalb auch als Vertrag eigener Art (Vertrag sui generis) klassifiziert. Durch den Vertrag erteilt der Inhaber eines geschützten Rechts dem Lizenznehmer ein definiertes Nutzungsrecht.

Lizenzen werden vor allem für die Nutzung von Patenten, Gebrauchsmustern, Marken, Know-how oder Software erteilt.

Durch Lizenzverträge können einfache oder exklusive (= ausschließliche) Rechte eingeräumt werden. Kernpunkte eines Lizenzvertrags sind die Beschreibung des Lizenzgegenstands, die Festlegung des zur Nutzung freigegebenen Marktsegments bzw. der Marktregion, die Laufzeit, das Entgelt und gegebenenfalls auch Vertragsstrafen. (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Softwarelizenz#Lizenzvertr.C3.A4ge)

Fazit: Auch Dinge, die nicht gegenständlich sind, kann man kaufen, bzw. Nutzungsrechte daran erwerben:

Wir fassen also zusammen: Möchte ein Kunde eine Software erwerben, so erwirbt er hiermit nichts wirklich Gegenständliches (wie eine CD oder einen Datenträger), sondern ein definiertes NUTZUNGSRECHT zum GEBRAUCH eines Programms. Hierbei ist es unerheblich, WIE das Programm / die Software auf dem Firmencomputer landet, egal ob per Download und Installation oder per Datenträger und Installation.

Freilich ist es möglich, sich Installationsprogramme auch per CD (ggf. auch kostenpflichtig) senden zu lassen, sich auf einem eigenen Datenträger zu sichern, falls es einmal eine Neuinstallation geben muss. Dennoch gilt hier insbesondere zu beachten - was passiert bei einer "nackten" Neuinstallation denn wirklich? Was wird aus meinen bestehenden Daten, wie kommen bestehende Daten von einem PC oder Server auf den anderen, darf ich das überhaupt, eine Software auf einen neuen PC übertragen usw. Diese Punkte sollte man auf jeden Fall im Vorfeld mit dem Hersteller abklären. Die CD allein in den Schrank gestellt "für alle Fälle" ist lange kein Kriterium für Sicherheit mehr.
 





Mittwoch, 25. Juni 2014

Digitale Personalakte - Alternative oder sinnvolle Ergänzung zur Akte in Papierform

Die Personalakte als wichtiges Dokument wird für jeden Mitarbeiter in jedem Unternehmen geführt - naja, sollte sie zumindest.

In der Praxis wird es oft mit der Gründlichkeit und Genauigkeit der Personalaktenführung nicht ganz so genau genommen, insbesondere in kleinen oder mittelständischen Unternehmen, die keine eigene Personalabteilung unterhalten und in denen Mitarbeiter oder die Inhaber, Geschäftsführer oder deren Partner sich "nebenbei"um die Lohn-und Gehaltsabrechnung kümmern oder eben auch die Personalakten führen. Da Akten ja schon an sich die Verwaltung von jeder Menge Papier ausmachen, steckt hier auch jede Menge arbeitsintensive Verwaltung dahinter, die Zeit, Geld und Organisation kostet.

Wer mit Vorlagen arbeitet, sich Muster angelegt hat und schon einmal eine Gliederung erstellt hat, wie der Aufbau einer Personalakte vereinheitlicht werden kann, ist schon einmal einen Schritt weiter. Ein wenig Struktur kann nie schaden!

Dennoch früher oder später stehen dicke Ordner in den Regalen oder hängen schicke Hängekarteien in "Reih und Glied" im Aktenschrank. Wird etwas gesucht - und sei es nur für einen Mitarbeiter, so geht das große Aktenschleppen los. Und wehe, wenn sich Daten ändern - und das passiert ja häufig. Dann werden Vordrucke geändert, neu ausgedruckt, abgeheftet usw.

Eine sinnvolle Alternative oder auch Ergänzung zu diesem System ist das Führen einer elektronischen Personalakte zu jedem Mitarbeiter. Denn das spart unglaublich Zeit und Arbeitsaufwand. Hier können die wichtigsten Daten zu jedem Mitarbeiter hinterlegt werden, jederzeit gesucht und mit ein paar Klicks geändert werden, im Idealfall können sämtliche Dokumente zu jedem Mitarbeiter ganz einfach verknüpft und aufgerufen werden (z.B. Verträge, Schriftwechsel, Abmahnungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Prüfungsergebnisse u.v.a.m.).

Weiterhin sind alle benötigten Daten hinterlegt, es können Termine und Erinnerungen für jeden einzelnen Mitarbeiter erstellt werden, Checklisten hinterlegt und Arbeitszeiten geplant werden. Hier sollte gelten: Man nutzt in einer Software, was man benötigt - alles was man nicht benötigt, lässt man außen vor. Nichts ist schlimmer, als sich mit Pflichtfeldern abmühen zu müssen, die man niemals braucht.

Es fehlt Ihnen etwas, was in Ihrem Unternehmen ganz speziell ist? Dann fragen Sie nach Modulen oder nach der Möglichkeit das Produkt anzupassen. Auch hier gilt wieder: Nichts ist schlimmer, als eine halbe Firma zu verbiegen, nur damit man mit einer Software arbeiten kann, die gerade einmal im Ansatz passt.

Wenn dann noch mehrere Bearbeiter bei einer Server- oder Netzwerklösung auf die Daten zugreifen können und ad hoc aussagefähig sind, kann im Grunde nur noch wenig schief gehen. 

Unser Tipp für eine einfach zu bedienende, flexible Softwarelösung im Bereich Personalverwaltung / digitale bezw. elektronische Personalakte:

oder
Kostenlose Demoversionen jetzt hier downloaden und testen:

oder

Und wer im Moment so gar nicht motiviert ist, selbst zu testen und sich lieber entspannt zurück lehnen möchte, dem zeigen wir im nachfolgenden Tutorial die Möglichkeiten zum Führen von Personalakten per Software:







Montag, 2. Juni 2014

Und täglich grüßt das Murmeltier: Wiederkehrende Rechnungen einfach schreiben, Aborechnungen, Intervallrechnungen, wiederkehrende Rechnungen erstellen

Grüßt Sie auch täglich das Murmeltier? Naja, vielleicht nicht täglich aber doch recht häufig?

Sicherlich fällt fast jedem an dieser Stelle ein Film ein, der zwar auch schon lange nicht mehr neu ist, aber viele Menschen benutzen den Ausspruch einfach als Synonym für immer wieder die gleichen Vorkommnisse, Abläufe - einfach Dinge, die sich immer wiederholen und gerade deswegen nervig sind, wenig interessant und einen auch manchmal zum Verzweifeln bringen können.

Ein klassische Fall von "Immer und immer wieder" sind im Büroalltag auch Rechnungen, die immer in der gleichen Höhe und für den gleichen Kunden anfallen und in bestimmten festgelegten Perioden abgerechnet werden.

Nun kann man sicher den Kalender bemühen und fleißig dort eintragen, wann wer mit welcher Rechnungssumme beglückt werden kann. Und dann macht man sich ans Werk: Kopieren - Einfügen - Ausdrucken, Kopieren - Einfügen - Ausdrucken... Klingt jetzt schon furchtbar? Ist es auch.

Natürlich kann man auch in unserer Software Rechnungen kopieren und muss sich dann nur noch ums Ausdrucken kümmern, alles andere macht dann die jeweilige Version des rechnungsprofi.

Das ist zwar schon ein Fortschritt, aber noch nicht das Non Plus Ultra. Deswegen gibt es seit Langem schon in den Produkten rechnungsprofi office plus und rechnungsprofi handwerker die sogenannte Funktion der "Aborechnungen". Wobei Aborechnungen gleich für periodisch wiederkehrende Rechnungen stehen, also auch für Intervallrechnungen, Wartungsrechnungen, Gebührenrechnungen u.v.a.m.

Einfach die zu berechnenden Positionen oder Verträge anlegen, dem Kunden zuordnen, Starttermin und Intervall der Rechnungserstellung eingeben. Und das war es dann auch schon. Wer will versendet die Rechnungen gleich noch automatisch per E-Mail. Als PDF werden Sie sowieso schon extra abgelegt. Also EIN Knopfdruck und alle Rechnungen für alle Kunden zu einem Termin sind in Null Komma nichts fertig. Und so einfach ist es, das "Murmeltier" auf nimmer wiedersehen  verschwinden zu lassen. Zumindest für diese Art von Rechnungen - Ihre "Lebensmurmeltiere" können wir Ihnen damit leider nicht abnehmen. Aber ein Anfang ist gemacht :-)


  • Kostenlos im Download testen?
rechnungsprofi office plus

rechnungsprofi handwerker

  • Weiter führende Informationen?
rechnungsprofi office plus

rechnungsprofi handwerker


Freitag, 25. April 2014

Posteingangsbuch und Postausgangsbuch führen - Sinn oder Unsinn?





Ein Postbuch führen? Wozu soll denn das gut sein? Irgendwelche Daten eintippen zur eingehenden oder ausgehenden Post? Wieso das denn? Ein Postbuch? Noch nie gehört - was ist das überhaupt?

Fragen, die sich sicher der ein oder andere stellt. Diese Fragen kommen auch meist von denjenigen, die in der Woche oder am Tag einen überschaubaren Anteil an Schriftverkehr haben und sich beim besten Willen nicht vorstellen können, dass das in anderen Unternehmen anders aussehen könnte.

Je größer und je vielfältiger ein Unternehmen oder aber auch ein Amt und eine Behörde aufgestellt sind, umso mehr fällt Schriftverkehr an. Dieser Schriftverkehr wird dann auch nicht nur von einer Person abgewickelt sondern, je nach Zuständigkeit, von mehreren Bearbeitern und Abteilungen.

Hier ist es wichtig, den Posteingang und Postausgang zu überwachen. Denn es geht darum, nachweisen zu können, wann welche Schriftstücke das Haus verlassen haben und wann welche eingegangen sind, welche Bearbeiter diese versandt oder erhalten haben oder auch Kopien erhalten haben. Mitunter gehen Briefe auf dem Weg von A nach B auch einfach "unter" und niemand könnte sagen, wer als letzter verantwortlich dafür war. Nicht selten geht es auch um Fristen und Termine. Und - ganz wichtig - es geht darum, rechtlich prüfbare Aussagen zu liefern, denn nicht immer gehen alle Vorgänge ohne Streitigkeiten ab. Ein Postbuch kann ein Beweisdokument  - auch vor Gericht - sein.

Was im Großen gilt, gilt auch im Kleinen. Auch wer nur wenig Schriftverkehr hat, sollte dennoch nachweisen können, wie der Posteingang und der Postausgang aussahen. Oder wissen Sie nach einem Jahr noch lückenlos, wann welches Schreiben eingegangen ist oder wann Sie welches Dokument versandt haben. Sicher nicht! Und selbst wenn: Wie wollen Sie das im Zweifelsfall nachweisen? Keine einfache Sache ohne Postbuch.

Nachdem wir nun geklärt haben, dass das Führen von Postausgangsbuch und Posteingangsbuch eine ganz sinnvolle Sache sein kann, bleibt die Frage:

Wer um Himmels willen soll denn das noch alles machen?

Wenn man ein Postbuch mit der geeigneten Software führt, ist das weniger aufwendig als man denkt:

Entweder man arbeitet im Netz zusammen und jeder trägt die Post ein, für die er zuständig ist. Oder eine zentrale Poststelle nimmt die Eintragungen vor und ordnet die Post zu. Dann können auch weitere Mitarbeiter auf diese Informationen zugreifen.

Daten sind in Null Komma Nichts gefunden, Ausdrucke gemacht - das alles, wenn man sich eines elektronischen Postbuches bedient, also ein Postbuch in einem Programm führt und sich die meiste Arbeit einfach von der Software abnehmen lässt:

Mehr Informationen und Download zu:




Und wer sehen möchte, wie einfach der Posteingang und Postausgang erledigt sein kann, wie man ein Postbuch druckt und ein Posteingangsbuch und Postausgangsbuch einfach und übersichtlich per Software führt, für den haben wir in diesem Film die wichtigsten Informationen im Überblick:



Montag, 14. April 2014

Frohe Osterfeiertage wünscht allen Lesern das rechnungsprofi-Team


 



Die ersten Blumen blühen, die Sonne wird wärmer, und zwischen dem frischen Grün verstecken sich bunte Eier. Da kann das Osterfest nicht mehr weit sein!

So senden wir ganz herzliche Ostergrüße an all unsere treuen Kunden, Leser, Interessenten, Freunde, Netzwerkfreunde und wünschen fröhliche Feiertage.

Schalten Sie einmal ab vom alltäglichen Stress und lassen sich vom Osterhasen mit bunten Eiern beschenken. :-)

Herzlichst,
Ihr rechnungsprofi-Team


Donnerstag, 3. April 2014

Kassenbuch führen leicht gemacht

"Ich muss mich noch um meine Buchhaltung kümmern!" - Diese Ausrede ist eigentlich schon lange überholt. Schon seit Ewigkeiten sitzt oder steht niemand mehr mit Ärmelschonern am Pult und addiert ellenlange Zahlenkolonnen - so etwas kennen wir nur aus alten Filmen.

Ist dem tatsächlich so? Leider nein. Viele Unternehmen - gerade im Mittelstand machen sich das Leben oft noch schwer. Ach wenn der PC schon lange zum Arbeitsalltag gehört, wird in vielen Dingen noch richtig - im wahrsten Sinne des Wortes - altmodisch gearbeitet.

Da wird mit Kalkulationstabellen jongliert, kopiert und Daten werden zerstört. Da werden Textbearbeitungsprogramme für alles mögliche genutzt, wofür sie niemals ausgelegt waren. In ganz "schlimmen" Fällen wird noch richtig "mit der Hand" gearbeitet. Da werden Rechnungen von Hand oder auf Durchschreibblock geschrieben, da wird ein Kassenbuch von Hand oder per Tabelle geführt, da werden Belege im Schuhkarton gehortet bis es nicht mehr geht und immer wieder Listen, Listen und nochmals Listen erstellt, die dann auch gern mit dem Taschenrechner aufgetippt werden.

Wir haben für solche Fälle ja immer gern eine Lösung parat und heute soll es einmal um das Kassenbuch gehen:
In einem Kassenbuch werden Bareinnahmen und Barausgaben verbucht, die Belege werden fortlaufend nummeriert und die Salden von Einnahmen, Ausgaben und dem aktuellen Kassenbestand ermittelt. Das ganze wird nett zu Papier gebracht und darf nicht manipuliert werden. Also: Die Barkasse soll klar und deutlich dokumentiert werden.

Wer (verständlicherweise) keine Zeit und Lust hat, ein Kassenbuch von Hand zu führen, der kann eine Alternative suchen: Das Kassenbuch ganz einfach am PC erstellen, die Software rechnen lassen und das Kassenbuch gleich aus dem Programm heraus ausdrucken lassen. Den Kassenabschluss durchführen und Daten fest buchen, so dass sie im Nachhinein nicht mehr manipulierbar sind. Druckdatum auf dem Ausdruck - so will es das Finanzamt.

Wer mehr erfahren möchte, findet hier weitere Informationen und die kostenlose Testversion des Programms zum Download:

https://www.rechnungsprofi.eu/Downloads/Kassenbuch/setup_Rechnungsprofi_Kassenbuch.exe
Jetzt kostenlos testen und downloaden.

Sie wollen wissen, wie genau man mit dem Programm rechnungsprofi kassenbuch per Computer ein Kassenbuch ganz einfach führt und nie wieder die Ausrede gebrauchen, dass Sie ja noch Ihre Buchhaltung erledigen müssen? Dann sehen Sie hier das Tutorial oder testen Sie weitere Produkte
 



Freitag, 28. März 2014

Personalzeiterfassung optimal nutzen





Personalzeiterfassung ist eine mitunter recht komplizierte Sache: Es gibt so Vieles zu beachten. Viele Unternehmen haben ganz spezielle Regelungen. Was für den einen ganz speziell und bis ins Detail geregelt ist, gilt für andere wieder gar nicht.

Und bei all den Einzelregelungen und vielen speziellen Lösungen und Verträgen ist es oft ganz nicht einfach, den Überblick zu behalten - weder über die Personaldaten an sich, noch über die Zeiterfassung.

Wie nun alles unter den berühmten "einen Hut" bekommen? Schwierig? Eigentlich nicht - nein!

Denn bei all den vielen Regelungen, die es gibt, bleiben ein paar Komponenten gleich und auf diese kann man sich zunächst konzentrieren.

Wir wollen dies einmal am Beispiel der Zeiterfassung verdeutlichen. Was soll denn in einer Zeiterfassung überhaupt "erfasst" werden?

Nun - diese Dinge sind meist immer gleich, nämlich Anwesenheitskontrolle und Abwesenheitslisten sollen geführt werden, dazu noch Urlaubspläne erstellt werden, Überstunden verwaltet, Pausen berechnet, Urlaubskonten geführt werden  - ja und dann noch Krankentage erfasst und alles wieder zusammengezählt werden. Für den einzelnen Mitarbeiter, ganze Abteilungen oder die komplette Firma.
Das ist doch gar nicht so viel!
Genau. Wenn man es geschickt anstellt, hat man die Zeiterfassung für Mitarbeiter ganz schnell im Griff. Und das einschließlich der Urlaubstage, Krankentage, Überstunden, Minusstunden, Zeiten für Fortbildung, Pausenregelungen.

Wie man eine Personalzeiterfassung ganz einfach einrichten und nutzen kann, zeigen wir am Beispiel der Software rechnungsprofi personalverwaltung & zeiterfassung in unserem nachfolgenden Tutorial:






Mittwoch, 26. März 2014

„Das Handwerk – die Wirtschaftsmacht von nebenan“. Gedanken, Fakten und Zahlen



„Das Handwerk – die Wirtschaftsmacht von nebenan“.  Mit diesem klug gewählten Slogan werben derzeit die Handwerkskammern und das aus gutem Grund.

Das Handwerk ist ein bedeutender Wirtschaftssektor der deutschen Wirtschaft. Laut dem statistischen Bundesamt gibt es aktuell rund 900.000 Unternehmen mit rund 4,9 Millionen Beschäftigten und  einem Umsatz von 500 Mrd. Euro. Das ist ganz und gar kein geringer Anteil. Nun streitet sich die eine oder andere Statistik, wer wozu gehört und enthält auch Schätzwerte. Dennoch die Zahlen sprechen für sich.



Wir alle kennen sie, die kleinen oder mittelständischen Unternehmen aus unserer direkten Umgebung. Wer hat nicht schon einen Handwerker für Haus, Wohnung oder Firma benötigt oder eine Dienstleistung erbringen lassen.  Wir kennen sie, weil sie einfach um die Ecke etabliert sind oder gerade gegenüber werkeln: Der Bäcker, der Fleischer, das Bauunternehmen…

Warum ist trotz zunehmender Industrialisierung das Handwerk immer noch so stark?
Individuelle Fertigung, lange Traditionen, große Flexibilität und nicht zuletzt langjährige Kundenkontakte sind heute im Zeitalter dessen, dass immer mehr in der großen grauen schnelllebigen Einheitsmasse untergeht, mehr gefragt, denn je.

Dennoch – alte Traditionen, Erfahrung und langjährige Kundenbindung sind das Eine. Zum anderen muss auf neue Konsumtrends geachtet werden, Fachkräfte müssen ausgebildet werden, Nachwuchs gefördert, Weiterbildung möglich gemacht und trotz großer Individualisierung Prozesse standardisiert werden. Diese strategischen Faktoren kommen zum ganz normalen Tagesgeschäft einfach dazu.
Im Handwerk wird im weitesten Sinne „mit Hände Arbeit“ Geld verdient. Nicht also mit aufwendigen Prozessen, langwieriger Planung  oder tiefen Organisationsstrukturen und ellenlangen Dauermeetings. 

Oft sind die kleinen und mittelständischen Unternehmen noch Familienunternehmen. Mit mehr oder weniger Angestellten müssen kleine Strukturen einen großen Organisations-und Ablaufauwand stemmen, wo anderswo ganze Abteilungen für bestimmte Arbeitsgänge notwendig sind.
Zunehmender Kostendruck und Konkurrenzdruck von EU-Nachbarn machen es oft nicht einfacher.

Wie also alles „unter einen Hut“ bringen?

Alles, was die tägliche Arbeit erleichtert, ist erlaubt. Schließlich ist Zeit nun einmal Geld.

Rechnungsprofi stellt verschiedene Softwarelösungen bereit, mit denen die innerbetrieblichen Abläufe der Auftragsabwicklung schnell erledigt sind. Egal ob eine kinderleichte Angebotserstellung mit Lieferscheinerstellung oder Rechnungserstellung mit einem Klick, ob einfaches Erstellen von Rechnungen, ein Oneklick-Mahnwesen, ein übersichtliches Forderungsmanagement und Verbindlichkeitenmanagement. Kunden- und Lieferantenadressmodule, Stammdaten für Artikel und Leistungen runden das Bild ab. Wer ganz spezielle Funktionen braucht, wie Abschlagsrechnungen, Wartungsrechnungen oder immer wiederkehrende Rechnungen (Aborechnungen), der ist mit „rechnungsprofi handwerker“ gut bedient. Schnittstellen? Ja auch die gibt es – DATEV, SEPA und auf Wunsch noch mehr. Datenexport, Angebote und Rechnungen per Mail, Terminexport an MS Outlook – viele Möglichkeiten und doch ganz einfach in der Bedienung.

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Mittwoch, 26. Februar 2014

Rechnungsprofi Personalverwaltung & Zeiterfassung - jetzt in neuer Version ! Demo laden und los geht's!

Wer schon immer auf der Suche nach einer einfach zu bedienenden Personalsoftware war, kennt das Dilemma - entweder es gibt Programme zu recht erheblichen Preisen, die oft sehr viel können und recht schwierig zu bedienen sind.

Oder es gibt ganz kleine Tools, die wieder zu wenig können.

Rechnungsprofi Personalverwaltung und Zeiterfassung ist eine gute Alternative. Viele wichtige Funktionen sind integriert, ohne dass die Software überfrachtet ist. Eine einfache und übersichtliche Bedienung steht an erster Stelle.

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Wer hier schon einmal testen möchte - die Software als kostenlose Demo zum Ausprobieren mit eigenen Daten. Version aussuchen, downloaden und gleich starten OHNE langwierige Grundeinstellungen.

Übrigens: Die Software ist auch zum kleinen Preis erhältlich. Einfach die gewünschte Anzahl Mitarbeiter bestimmen, Staffel aussuchen - das war es schon!

Und wer noch mehr erfahren möchte, für den haben wir die wichtigsten Punkte des aktuellen Updates in einem Video und einer Grafik zusammengefasst: