Freitag, 25. Mai 2012

New online: Releaseinfo für Rechnungsprofi, Rechnungseingangsbuch und Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch


Was bewährt ist soll auch so bleiben- was man verbessern kann, sollte man auch tun.

Seit wenigen Tagen sind neue Versionen der Programme Rechnungsprofi, Rechnungseingangsbuch und Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch, jeweils der Version 3.2 online. Was hat sich in den einzelnen Releases denn geändert? Neben kleinen Bugfixings sind auch Erweiterungen an der Software vorgenommen worden. Hier eine kurze Übersicht, welche Funktionen im Einzelnen hinzu gekommen sind:

Software Rechnungsprofi:

Langtexte
Hier können nun sogenannte Langtexte für Artikel- oder Leistungsbeschreibungen verwendet werden, wenn die Beschreibung umfangreich ausfällt. Diese können sowohl im Artikelstamm hinterlegt werden und werden dann bei der Auswahl in Angebot, Rechnung oder Lieferschein übernommen oder können auch einfach in Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen eingetragen werden, wenn diese nicht in den Stammdaten hinterlegt werden sollen – Langtexte dienen einer umfangreichen Artikelbeschreibung, wie z.B. dem Hinterlegen oder aufführen von technischen Daten, Maßen usw.. Selbstverständlich können diese Langtexte auch im Einzelnen abgeändert werden und werden bei der Übergabe von Angeboten in Rechnungen oder Lieferscheine bzw. auch umgekehrt automatisch von der Software übergeben. So macht Auftragsabwicklung Freude!

Nachträgliches Aktivieren der  Datev Pro Schnittstelle
Das aktuelle Release ermöglicht nun o h n e weitere Softwareanpassungen (Stand 25.05.12) ein einfaches nachträgliches Zuschalten der Datev Pro-Schnittstellen für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen bei Zukauf der jeweiligen Option.


Mobiltelefon
Neu hinzugekommen ist die Option zum Eintrag einer Mobilfunknummer für einzelne Bearbeiter. Wird diese Angabe ausgefüllt, so wird  nun auch automatisch die jeweilige Mobilnummer des Bearbeiters auf Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen eingetragen. Dies ist für Vielreisende ebenso praktisch, wie für alle diejenigen, die ausserhalb des Büros arbeiten und ständig erreichbar sein müssen. Sie möchten Ihre Mobilnummer nicht angeben? Dann das Feld einfach nicht ausfüllen. Der Hinweis auf die Mobilnummer entfällt dann komplett.

Ausbuchen mit Grund

Leider kommt es hin und wieder vor, dass man auf Forderungen verzichten muss. Das sogenannte Ausbuchen von Rechnungen ist schon lange Bestandteil des Rechnungsprofi – nun kann auch ein Grund eingegeben werden. Dieser Grund wird dann auch in der Statistik „ausgebuchte Rechnungen“ mit geführt. Hilfreich für die Vorlage beim Steuerberater oder dem Finanzamt.


Eigene Rechnungsnummer auf Mahnungen

Sie verwenden eigene Rechnungsnummern, abweichend vom automatischen Standard? Dann werden diese eigenen Nummern jetzt auch bei der Erstellung von Mahnungen verwendet. Noch einfacher, noch übersichtlicher mahnen.

Software Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch

Nachträgliches Aktivieren der  Datev Pro Schnittstelle

Das aktuelle Release ermöglicht nun o h n e weitere Softwareanpassungen (Stand 25.05.12) ein einfaches nachträgliches Zuschalten der Datev Pro-Schnittstellen für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen bei Zukauf der jeweiligen Option.

Ausbuchen mit Grund
Leider kommt es hin und wieder vor, dass man auf Forderungen verzichten muss. Das sogenannte Ausbuchen von Rechnungen ist schon lange Bestandteil des Rechnungsausgansbuches– nun kann auch ein Grund eingegeben werden. Dieser Grund wird dann auch in der Statistik „ausgebuchte Rechnungen“ mit geführt. Praktisch für die Vorlage beim Steuerberater oder dem Finanzamt.

Software Rechnungseingangsbuch
Nachträgliches Aktivieren der  Datev Pro Schnittstelle
Das aktuelle Release ermöglicht nun o h n e weitere Softwareanpassungen (Stand 25.05.12) ein einfaches nachträgliches Zuschalten der Datev Pro-Schnittstellen für Eingangsrechnungen bei Zukauf der jeweiligen Option.

Einfach mal probieren?


Hier geht’s zum Downlaod:





          




Langtexte:



Datev Pro Schnittstelle:


Ausbuchen (Grund)


 
Mobilnummer Bearbeiter (optional)


Eigene Rechnungsnummer auf Mahnungen

 






Langtexte:

Mittwoch, 16. Mai 2012

Optik und Layout - Nur Geschmackssache oder nicht?

„Geschmack ist verschieden“, „über Geschmack lässt sich streiten“, „alles Geschmackssache“… klassische Aussprüche, die uns jeden Tag begleiten. Im Geschäftsleben spielt neben dem „Geschmack“ also dem annehmen oder ablehnen von bestimmten Dingen aus rein subjektiven Gründen aber auch eine objektive Notwendigkeit eine Rolle.

Was heißt das genau: Ob etwas „hübsch“ ist, „nett aussieht“ oder „gefällt“ ist immer eine rein subjektive Entscheidung – was dem einen spitzenmäßig gefällt, das findet der nächste scheußlich und dem Dritten ist es völlig egal.  Bei objektiven Notwendigkeiten verhält es sich dagegen anders – bestimmte Dinge müssen einfach sein, weil Sie z.B. der Gesetzgeber verlangt, weil etwas vertraglich ausgehandelt worden ist, weil es Nebenabsprachen gibt und und und…

Für uns als Softwarehersteller ist es nun in jedem Fall die Aufgabe zum einen den „Geschmack“ möglichst vieler Kunden zu treffen, sowohl gesetzliche als auch Kundenanforderungen umzusetzen und dann soll ja jede Software wünschenswerter Weise auch noch funktionieren und einfach zu bedienen sein.

Natürlich werden fast täglich  - gerade im Bereich der Auftragsabwicklung, des Rechnung Legens, des Angebots –und Mahnwesens auch Wünsche bezüglich eines geänderten Layouts an uns heran getragen. Zunächst ist zu bemerken, dass wir jede von uns entwickelte Software branchenübergreifend anbieten – nun kommt es natürlich zu dem Phänomen, dass für den einen oder anderen Kunden Anpassungen sinnvoll sind: Der eine Kunde schreibt ein Angebot oder eine Rechnung mit einer Position und vielen Stellen vor dem Komma, der nächste schreibt seitenweise Lieferscheine und Rechnungen mit Artikeln im Cent-Bereich. Wieder andere müssen nach Hundertsteln und Tausendsteln abrechnen, während der nächste Kunde nie nie nie Nachkommastellen braucht. Wieder ein anderer hat ein großes Logo auf dem Ausdruck, der nächste Kunde braucht oben , unten, rechts und links Logos und Schriftzüge, einem reicht eine Standardschriftart, ein nächster braucht unabdinglich die Schriftart, die sein Designer verwendet und wieder anderen ist alles egal – Hauptsache, die Rechnung ist bezahlt. Viele wollen Platz sparen und möglichst viele Positionen auf einer Seite unterbringen, andere wieder haben’s gern gestreckt auf vielen Seiten. Größer, kleiner, dicker, dünner schmaler, breiter, andere Schrift, näher zusammen, weiter auseinander…

Gleiches gilt für den Druck – einer druckt auf Firmenpapier, ein anderer verwendet nie Firmenpapier, die Software soll alles „ausspucken“. Wiederum ein anderer druckt mal so, mal so. Der eine hat einen völlig durch designten Bogen, an der an jeder Ecke Vorlagen zu beachten sind, der andere begnügt sich mit einem spartanisch kleinen Logo oben rechts oder einem Schriftzug.

Das liest sich jetzt verwirrend? Ist es aber nicht. In der Tat möchten wir nur aufzeigen, dass die Wünsche und Anforderungen genau so vielfältig sind, wie es Kunden und Interessenten gibt. ALLE „unter einen Hut“ zu bekommen, ist schier unmöglich oder mit so vielen Optionen verbunden, dass kein normale Anwender mehr durchblickt, wo er denn eigentlich was einstellen kann. Daher bieten wir die Möglichkeit, jede Software nach den jeweiligen Kundenwünschen anzupassen.

An dieser Stelle sollte man jedoch eins bedenken – Aufwand und Nutzen- wo ist die Grenze? Was ist sinnvoll? Layoutarbeiten können unter Umständen sehr aufwändig sein und im Angebot relativ hohe Kosten verursachen – je nach Wünschen natürlich. Je ausgefallener, desto komplizierter, desto mehr Arbeit für unsere Entwickler, umso teurer. Grundsätzlich setzen wir natürlich soweit technisch machbar ALLE Kundenwünsche um – wir beraten Sie gern.

Eine kleine Schlußbemerkung noch an dieser Stelle: Ein vernünftiges Aussenbild gehört zu jedem Unternehmen. Nichts, was eine Firma in Schriftform nach aussen gibt, sollte aussehen, wie „Kraut und Rüben“. Dennoch, ein vernünftiges Maß kann nie schaden, denn am Ende zählt, dass das Angebot angenommen, der Auftrag erteilt und die Rechnung bezahlt wird. Und ob DAS gelingt, liegt in der Regel nicht am Neigungswinkel der Schriftart oder in „Millipixelabweichungen“ bei der Logogröße.

Anpassungswünsche >>> hier anfragen