Dienstag, 22. November 2011

Wie führt man ein Rechnungsausgangsbuch? Bin ich verpflichtet dazu? Wann muss ich ein Rechnungsausgangsbuch erstellen?


Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Was versteht man darunter? Hierbei geht es um eine Vielzahl von buchhalterischen Tätigkeiten. Nur eine davon ist das Führen eines Rechnungsausgangsbuchs.
Wer als Gewerbetreibender Rechnungen schreibt, muss auch ein unter anderem auch ein Rechnungsausgangsbuch führen. Was ist das eigentlich und wozu ist ein Rechnungsausgangsbuch gut?
Grundsätzlich ist jeder Unternehmer, der Rechnungen schreibt, verpflichtet, bestimmte Angaben auf jeder Rechnung anzugeben. Welche Angaben dies sind, bestimmt der Gesetzgeber.  Weiterhin besteht eine Aufbewahrungspflicht für geschriebene Rechnungen.
Wichtig und  ein absolutes Muss ist einer fortlaufende Rechnungsnummer.
Im Rechnungsausgangsbuch werden nun alle Rechnungen, die man als Unternehmen erstellt  hat, aufgelistet. Dazu werden alle Rechnungen fortlaufend nummeriert, die Rechnungsnummer und der Rechnungsempfänger werden angegeben sowie das Rechnungsdatum. Hinzu kommt noch der Rechnungsbetrag. Wichtig ist auch hier der lückenlose Nachweis – d.h. keine Rechnungsnummer darf doppelt erscheinen, keine fortlaufende Nummer doppelt vergeben werden. Das Rechnungsausgangsbuch ist ein wichtiges Dokument auch bei steuerlichen Prüfungen.
Einfach gestalten lässt sich das Führen eines Rechnungsausgangsbuches, wenn man Rechnungen mit einer geeigneten Software schreibt. Ein gutes Programm erzeugt aus mit der Software erstellten Rechnungen automatisch im Hintergrund ein Rechnungsausgangsbuch, welches dann nur noch ausgedruckt werden muss, ohne das doppelte Eingaben nötig sind.
Rechnungsprofi.de bietet zwei Produkte an, die automatisch ein Rechnungsausgangsbuch erstellen – zum einen Rechnungsprofi  für alle die neben dem Erstellen von Rechnungen und Statistiken noch weitere Funktionen zu einer Auftragsabwicklung wünschen (vom Angebot über Lieferscheine und Mahnwesen, Stammdatenverwaltung, Adressverwaltung sowie offene Posten).  Wer Rechnungen mit einem anderen System schreibt und nur offene Posten verwalten möchte und dabei nicht auf den Komfort eines automatischen Rechnungsausgangsbuchs oder weitreichender Statistiken verzichten möchte, dem empfehlen wir das Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch
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