Dienstag, 22. November 2011

Wie führt man ein Rechnungsausgangsbuch? Bin ich verpflichtet dazu? Wann muss ich ein Rechnungsausgangsbuch erstellen?


Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Was versteht man darunter? Hierbei geht es um eine Vielzahl von buchhalterischen Tätigkeiten. Nur eine davon ist das Führen eines Rechnungsausgangsbuchs.
Wer als Gewerbetreibender Rechnungen schreibt, muss auch ein unter anderem auch ein Rechnungsausgangsbuch führen. Was ist das eigentlich und wozu ist ein Rechnungsausgangsbuch gut?
Grundsätzlich ist jeder Unternehmer, der Rechnungen schreibt, verpflichtet, bestimmte Angaben auf jeder Rechnung anzugeben. Welche Angaben dies sind, bestimmt der Gesetzgeber.  Weiterhin besteht eine Aufbewahrungspflicht für geschriebene Rechnungen.
Wichtig und  ein absolutes Muss ist einer fortlaufende Rechnungsnummer.
Im Rechnungsausgangsbuch werden nun alle Rechnungen, die man als Unternehmen erstellt  hat, aufgelistet. Dazu werden alle Rechnungen fortlaufend nummeriert, die Rechnungsnummer und der Rechnungsempfänger werden angegeben sowie das Rechnungsdatum. Hinzu kommt noch der Rechnungsbetrag. Wichtig ist auch hier der lückenlose Nachweis – d.h. keine Rechnungsnummer darf doppelt erscheinen, keine fortlaufende Nummer doppelt vergeben werden. Das Rechnungsausgangsbuch ist ein wichtiges Dokument auch bei steuerlichen Prüfungen.
Einfach gestalten lässt sich das Führen eines Rechnungsausgangsbuches, wenn man Rechnungen mit einer geeigneten Software schreibt. Ein gutes Programm erzeugt aus mit der Software erstellten Rechnungen automatisch im Hintergrund ein Rechnungsausgangsbuch, welches dann nur noch ausgedruckt werden muss, ohne das doppelte Eingaben nötig sind.
Rechnungsprofi.de bietet zwei Produkte an, die automatisch ein Rechnungsausgangsbuch erstellen – zum einen Rechnungsprofi  für alle die neben dem Erstellen von Rechnungen und Statistiken noch weitere Funktionen zu einer Auftragsabwicklung wünschen (vom Angebot über Lieferscheine und Mahnwesen, Stammdatenverwaltung, Adressverwaltung sowie offene Posten).  Wer Rechnungen mit einem anderen System schreibt und nur offene Posten verwalten möchte und dabei nicht auf den Komfort eines automatischen Rechnungsausgangsbuchs oder weitreichender Statistiken verzichten möchte, dem empfehlen wir das Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch
Hier  geht’s zum kostenlosen Download der jeweiligen Demo:
>> Rechnungsprofi kostenlos testen
>> Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch gratis testen
Image010


Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net



Donnerstag, 17. November 2011

Ein Postbuch führen - wozu wird eigentlich ein Posteingangsbuch oder Postausgangsbuch benötigt

Man hört es, das Stöhnen über noch mehr Arbeit ganz deutlich bis hierher. Wozu soll das denn gut sein? Das Postbuch – eine unnütze zusätzliche Belastung oder eine sinnvolle Unterstützung des Dokumentenmanagements?

Zunächst einmal – es ist immer gut, wenn man seine Schriftverkehr lückenlos dokumentieren kann. Nicht selten gibt es Rechtstreitigkeiten, wo ein Absender oder Empfänger den Erhalt oder den Versand  eines wie auch immer gearteten Schriftstücks bestreiten, sich über ein Datum oder die beigefügten Anlagen uneins sind. Wenn ich den Nachweis für Erhalt oder den Versand erbringen muss, kann ein Postbuch sehr nützlich sein.

Vergessen sollte man nicht, dass gerade in großen, größeren oder wachsenden Unternehmen täglich hunderte Schriftstücke eingehen. Selbst wenn die Anzahl geringer ist – wer soll bitte im Kopf behalten, wann was wo von wem angekommen ist oder an wen versandt wurde, wer eine Kopie erhalten hat oder an wen das Original weiter geleitet wurde – schier unmöglich.

Was ist mit Terminen zur Wiedervorlage oder mit Terminen, die aus dem Schriftverkehr resultieren? Gesondert in einem Kalender führen, Microsoft Outlook’s Erinnerungsfunktionen nutzen, eine Todo-Liste schreiben?

Es ist also nicht nur die Dokumentation des Posteingangs und Postausgangs gefragt, sondern auch ein schnelles Auffinden bestimmter Informationen. Um dies zu gewährleisten, bietet es sich an, ein Posteingangsbuch und Postausgangsbuch nicht per Hand oder in einer Liste zu führen, sondern in einer Software.

Wir bieten je nach Anforderungen an die Software zwei Programme zum Download, die alle oben genannten Anforderungen abdecken und obendrein noch einfach und übersichtlich einzurichten und zu bedienen sind: Das Postbuch + als komplexe Softwarelösung inklusive Rechtevergabe  und für weniger umfangreiche Anforderungen das einfache Postbuch. Wie sich die beiden Versionen unterscheiden, ersieht man aus dem beigefügten Versionsvergleich.

Einfach kostenlos testen  und nie wieder Post suchen

>> Download Software Postbuch +

>> Download Software Postbuch

Einen Überblick über die Funktionen der Software gibt dieses Video:

Image001

               

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu

Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

Posted via email from rechnungsprofi's posterous

Freitag, 11. November 2011

Alle Pflichtangaben auf Rechnungen? In Rechnungsprofi einmal eingeben, fertig für alle Rechnungen!

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung – ein Thema, zu dem wir immer wieder häufig befragt werden – nachfolgend haben wir noch einmal die derzeitig gültigen Angaben zusammengefasst. Rechnungen umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen folgende Angaben aufweisen:

·         vollständigen Namen sowie Anschrift des Rechnungsstellers,

·         vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde),

·         Rechnungsdatum

·         Steuernummer des Rechnungsstellers alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

·         fortlaufende Rechnungsnummer

·         die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung (nachvollziehbare Beschreibung für das Finanzamt)

·         der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistungserbringung

·         eventuelle Nachlässe (Skonti, Rabatte etc.)

·         die Höhe der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweilig gültigen Steuersatz (in %) sowie die anfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).

·         Bei Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesondert ausweisen

Sonderfall Kleinbetragsrechnungen:

Wenn die Rechnungssumme brutto bis 150 Euro beträgt (seit Anfang 2007), sind  nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) weniger ausführliche Angaben notwendig. Es muss die Mehrwertsteuer nicht extra herausgerechnet, sondern nur der geltende Steuersatz ausgewiesen werden: z.B.: „Der  Rechnungsbetrag enthält 19 %

Im nachfolgenden Video fassen wir die Angaben noch einmal zusammen am Beispiel einer Musterrechnung, die mit der Rechnungssoftware (mit Angebots- und Mahnwesen) Rechnungsprofi erstellt wurde. Das Programm können Sie

>>> hier gratis herunterladen

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu

Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

Image001
 

               

 

Posted via email from rechnungsprofi's posterous

Mittwoch, 9. November 2011

Rechnungsprogramm gesucht? Rechnungen einfach schreiben? Rechnungssoftware verwenden? Unser heutiger Tipp dazu...

Image001


Die Lösungen reichen oft von kreativ bis abenteuerlich – Rechnungen werden auf alle möglichen Arten geschrieben: da wird kopiert, geändert, von Hand getippt, mit dem Taschenrechner aufgetippt und nachgerechnet. Ändert sich eine Rechnung noch einmal, so geht das Drama wieder von vorn los, kopieren, einfügen, verschieben, formatieren, neu berechnen.
Andere wiederum verwenden Tabellenkalkulationsprogramme und Vorlagen. Auch wenn diese Lösung schon etwas professioneller ist, so besteht doch immer das Risiko, dass „mal eben schnell“ versehentlich oder durch einen weniger versierten Mitarbeiter eine Formel oder Zelle gelöscht wird und schon ist die Rechnungsvorlage kaputt, kann nur mit Mühen oder gar nicht repariert werden. Mehrfache gleichzeitige Zugriffe sind schon gar nicht möglich.
Eine gute Lösung zum Erstellen von Rechnungen ist immer die Verwendung einer Software. Hier liegt die mögliche Fehlerquote wesentlich niedriger, das Suchen und Finden spezieller Daten gestaltet sich wesentlich einfacher und natürlich können weitreichende Statistiken gezogen werden, denn einmal eingegebene Daten werden automatisch von Programmen verarbeitet, wo sie sonst umständlich von Hand zusammengestellt und berechnet werden müssen. Nun gibt es am Markt verschiedene kostenlose Varianten, aber auch diverse Profilösungen. Je nach Anforderungsprofil und Möglichkeiten reichen die Preise vom kostengünstigen Segment bis zum hochpreisigen Sektor. In der Regel kann die Fakturierung auch immer mit weiteren Funktionen einhergehen, die im Rahmen einer professionellen Auftragsabwicklung benötigt werden.
Wir empfehlen natürlich eine Lösung aus unserem Hause – die Software „Rechnungsprofi“. Denn mit dem Programm, welches sich einfach und intuitiv bedienen lässt, kann man nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch noch viele nützliche Funktionen rund um das Auftragswesen bis hin zur Mahnung nutzen. Was sind nun die wesentlichen Bestandteile der Rechnungssoftware, welche übrigens kostenlos 15 Tage in einer Demo mit ganz eigenen Daten getestet werden kann. Der Test ist und bleibt gratis, völlig anonym und unverbindlich. Es entstehen dem User keinerlei Verpflichtungen, auch muss eine Demo NICHT gekündigt werden. Gefällt das Programm, so kann es jederzeit über einen Onlineshop oder per E-Mail verbindlich bestellt werden. Gefällt es nicht, wird es einfach wieder deinstalliert. So einfach und fair! Warum wir dies betonen, was doch eigentlich selbstverständlich sein sollte? Es gibt immer einige „schwarze Schafe“ am Markt, die versuchen, Kunden mit üblen Tricks an sich zu binden und dies lehnen wir strikt ab.
Nun zu den Hauptfunktionen des Rechnungsprofi :
·         Angebote schreiben (Vorlagen und Muster hinterlegen, kopieren, automatisch in Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen umwandeln)
·         Rechnungen erstellen (Rechnungsvorlagen und Rechnungsmuster hinterlegen, kopieren, automatisch in Lieferscheine überführen); wahlweise Brutto - / Nettomodus
·         Lieferscheine schreiben (kopieren, automatisch in Rechnungen umwandeln)
·         Sammelrechnungen aus beliebig vielen Lieferscheinen zu einem Kunden per Knopfdruck erstellen
·         Automatisches Mahnwesen zu jeder Rechnung mit modifizierbaren Einstellungen für jeden Kunden
·         Kundenadressdatenbank (CRM) / Debitoren
·         Lieferantenadressdatenbank / Kreditoren
·         Artikel- / Leistungsstammdatenverzeichnis für häufig wiederkehrende Angebots-, Lieferschein und Rechnungspositionen
·         Warenwirtschaftssystem (optional zuschaltbar ohne Mehrkosten)
·         Eingehendende Rechnungen verwalten
·         Offene Posten für eingehende und ausgehende Rechnungen automatisch in der Übersicht (OPOS)
·         Weitreichende Listen, Auswertungen, Statistiken über Einnahmen, Ausgaben, offene Rechnungen, bezahlte Rechnungen, Teilbeträge und Raten
·         Praktische Schnittstellen
o   Datev – zur automatischen Übergabe an den Steuerberater oder die Buchhaltungsabteilung
o   DTA – Rechnungen automatisch ohne doppelte Eingabe mit individueller freier Auswahl an das Onlinebanking übergeben
Diese Funtionen reichen nicht aus? Sie möchten weitere Optionen, Änderungen? Kein Problem, wir passen die Software für SIE an. Ihre Software muss zu Ihnen passen und nicht umgekehrt!
Viel Funktion und Leistung für kleins Geld!
Die Lizenzkosten sind EINMALIG, das heisst: Einmal zahlen und so lange damit arbeiten, wie es gefällt. KEINE laufenden UPDATES. Versionswechsel auf neuere Versionen werden IMMER durch den Kunden initiiert. SIE entscheiden, ob und wann Sie umsteigen möchten auf ein neues Release oder eine neue Version. Sie entscheiden, WANN Sie mit der Zeit und der Technik gehen.
Wer nun  unsere free Demo downloaden möchte…. >>> hier geht’s zur kostenlosen Testversion:

Viel Freude nun beim Testen! Noch Fragen? >>> Hier geht’s zu unserem kostenlosen Support:

Rechnungsprofi bestellen >>> Hier geht’s zum Shop:

Noch mehr Software, Softwareinfos und vieles mehr:

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

Varianten - Musterrechnung, Rechnungsvorlage, Rechnungsmuster:

„netto“                                                                                                                                                                                „brutto“                                        



Mittwoch, 2. November 2011

Kleiner Button ganz gross! Schnelldruck, Pdf-Druck, Vorschau? Clever drucken mit Rechnungsprofi

Image003


Angebote, Rechnungen und Mahnungen sind schnell erstellt mit Rechnungsprofi – wie kann man nun die erstellten Vorlagen clever ausdrucken? Hierzu gibt es in Rechnungsprofi verschiedene Möglichkeiten. Denn nicht immer geht es darum stur ein Exemplar auf dem Standarddrucker auszudrucken. Vielmehr  möchte man zunächst sehen, ob man ein Dokument korrekt erstellt hat. Ist dies der Fall oder man hat es korrigiert, möchte man es bequem per Knopfdruck ausdrucken oder ein pdf-Dokument erstellen um  Angebote oder Rechnungen gleich ablegen oder per Klick per E-Mail versenden. Vielleicht soll auch auf einem anderen Drucker als dem Standarddrucker ausgedruckt werden? Auch kein Problem. Einfach eine praktische Tastenkombi nutzen.
Klingt nach vielen Möglichkeiten? Es sind in der Tat viele Optionen, die in der Software Rechnungsprofi völlig unkompliziert in einem einzigen Button integriert sind. Klingt kompliziert? Ist es nicht! Sehen Sie, wie unser kleiner Button ganz groß in Funktionalitäten ist im nachfolgenden Video:
Und hier geht’s zur >> kostenlosen Demo – einfach downlaoden und loslegen!
Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net