Tipps & Tricks: In "Postbuch" oder "Postbuch+" wahlweise mit Vorlagedaten oder einmal eingetragenen Daten arbeiten

Wer ein Postbuch führt, der kennt das Problem. Häufig wiederholen oder ähneln sich eingetragene Daten, wie z.B. der Absender bzw. Empfänger, der Betreff oder der weitere Bearbeiter beim Eintrag von Postdokumenten in eine Software für ein Posteingangsbuch oder Postausgangsbuch.

Die Rechnungsprofis haben nun im „Postbuch“ und auch im „Postbuch +“ die Option geschaffen, wahlweise mit Vorlagedaten zu arbeiten oder einmal eingetragene Daten immer wieder zur Verfügung zu haben. Beide Varianten haben Ihre Vorteile und Nachteile – für welche Version sich der Nutzer entscheidet, bleibt ihm überlassen. Jede Variante spart Zeit und Verwaltungsaufwand.

Die Pflege vor Vorlagen macht zunächst Mühe – aber man erspart sich auch, mit der Zeit der Nutzung eine große Menge von Daten zur Auswahl zu haben, die mit langjähriger Nutzung dazu führen kann, dass die vielen Datenvorschläge zur Unübersichtlichkeit führen. Auch Fehleingaben stehen mit zur Auswahl, wenn Sie nicht korrigiert wurden. Dies kann störend sein. Bei der Verwendung von Stammdaten kontrolliert man selbst eine überschauliche Anzahl von immer wieder zur Verfügung stehenden Angaben, die auch jederzeit ergänzt werden können.

Wer schnell einfach nur Daten eintippen möchte, ohne sich großartig mit der Datenpflege zu befassen, dem empfiehlt sich, den Modus zu wählen, in dem einmal eingetragene Daten wieder auf- und abrufbar sind.

Wie auch immer man sich entscheidet – eine schnellere Lösung die meist lästige Verwaltungsaufgabe „Postbuch“ zu erledigen, als die Verwendung einer Software gibt es nicht.

>>> Einen Versionsvergleich der Postbuchsoftwareversionen finden Sie hier:

>>> Videodemo zur Vorlagenverwandung